Письмо №1

Настоящим письмом извещаю Вас, что с сегодняшнего дня почтовый и юридический адрес ООО «Строй-Мастер» изменен.

Актуальный юридический адрес: (новые данные)

Актуальный почтовый адрес: (новые данные)

С сегодняшнего дню прошу Вас во всех документах указывать новые данные компании ООО «Строй-Мастер». Если ранее Вы оформили документы, указав прежние адреса, буду очень благодарен, если Вы отнесетесь с пониманием и исправите их на наши актуальные данные.

До 05.05.2014 года на Ваш почтовый адрес будет отправлено новое соглашение для подписания.

С уважением,

Петр Иванов.

Письмо №2

Уважаемый Виктор Александрович,

ООО «Строй-Мастер» извещает Вас об изменении реквизитных данных в обслуживающем нас банке.

Актуальный расчетный счет – (новые данные).

Прошу Вас с сегодняшнего дня все платежи производить по указанному счету.

С уважением,

Петр Иванов

Письмо №3

Уважаемый Виктор Александрович,

Настоящим письмом уведомляю Вас о смене реквизитных данных нашей организации. С сегодняшнего дня прошу осуществлять оплату по новому расчетному счету:

(новые данные)

С уважением,

Цитата: "Для этого от контрагента необходимо получить письменное уведомление с просьбой вернуть деньги на соответствующий расчетный счет с указанием его реквизитов".Вопрос:А где конкретно в законодательстве установлен такой порядок? И какие конкретно реквизиты должны быть указаны в письменном уведомлении.

В письме от контрагента необходимо указать реквизиты того расчетного счета, на который он желает чтобы Вы перечислили деньги. А именно:

Наименование банка получателя;

Номер расчетного счета получателя;

Номер корреспондентского счета бака получателя;

Необходимость в наличии такого письма исходит из гражданско - правовой практики.

А именно, если Вы по собственной инициативе перечислите деньги контрагенту на тот расчетный счет, реквизиты которого с контрагентом (в договоре с ним) на момент перечисления не согласованы, то в случае, если деньги по каким-либо причинам до контрагента не дойдут, то они будут считаться неперечисленными, и контрагент будет вправе требовать с Вас перечисления данной денежной суммы ещё раз.

Обоснование

1. Из статьи Надежные способы сообщить клиентам о новом расчетном счете

Если вы закрываете расчетный счет в одном банке и открываете новый, к примеру, в более надежном банке, то необходимо сообщить новые банковские реквизиты всем покупателям. Иначе начнутся задержки платежей и, хуже того, потеряются деньги, если банк остался без лицензии. Особых требований к тому, как сообщить новые данные, в законодательстве нет. На практике стороны сами решают, как это делать. Обычно это либо одностороннее уведомление о смене счета, либо двустороннее дополнительное соглашение к договору. И первый вопрос: когда какой документ отправлять? Ответ и образцы обоих документов вы найдете в этой статье.

Какой способ выбрать

Есть два способа уведомить контрагента о новом счете - подписать с ним дополнительное соглашение к договору или просто отправить одностороннее уведомление. Какой из них выбрать в первую очередь, зависит от условий ваших договоров.

Посмотрите, какие в договорах есть оговорки на этот счет. Например: «Любые изменения и дополнения к Договору действительны только при условии оформления их в письменном виде и подписания обеими сторонами». Если в договоре есть похожие условия, безопаснее подписать с контрагентом дополнительное соглашение об изменении платежных реквизитов (постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 29 декабря 2012 г. по делу № А72-6245/2012).Также советуем подписывать дополнительное соглашение, если в договоре содержится формулировка вроде «покупатель обязуется оплатить товар по указанным в договоре банковским реквизитам». Ведь иначе покупатель вправе платить по старым реквизитам .

Если в договоре нет таких условий, то отправьте контрагенту уведомление об изменении банковских реквизитов. Тем более если в договоре есть прямые оговорки, что достаточно только уведомления. Например: «При изменении банковских реквизитов стороны уведомляют друг друга в течение 5 (пяти) рабочих дней по почте заказным письмом, по факсу или иными доступными средствами связи. Составление дополнительного соглашения в этом случае не требуется». Хотя дополнительное соглашение тоже не помешает, так как полностью исключит споры о платежах.

Уведомление о смене расчетного счета

Форма уведомления - произвольная. В нем сообщите актуальные реквизиты расчетного счета - наименование банка, номер расчетного счета, номер корреспондентского счета банка, БИК. Если с одним контрагентом заключено несколько договоров, то можно отправить ему только одно письмо с сообщением, что по всем договорам (по возможности перечислите их номера и даты) платить нужно по новым банковским реквизитам.

Напишите конкретную дату, с которой платежи должны идти на новый расчетный счет. Если при этом уведомление отправить до момента, когда по договору наступит срок платежа, но контрагент получит письмо уже после того, как заплатил по старым реквизитам, то просрочки с его стороны не будет. Ведь на момент оплаты другой счет ему известен не был (п. 3 ст. 405, 406 ГК РФ). Поэтому в идеале лучше не закрывать старый счет до тех пор, пока у компании не будет подтверждения о том, что уведомление контрагенты получили. Это предотвратит поступление денег с опозданием. Образец уведомления приведен ниже.

Уведомление - односторонний документ. Поэтому у поставщика должно остаться подтверждение того, что контрагент получил письмо. Так, можно попросить, чтобы покупатель сделал отметку о получении на вашем экземпляре уведомления.

Иногда компании прописывают в договоре, как действовать при изменении реквизитов. Например: «При изменении банковских реквизитов стороны уведомляют друг друга в течение двух рабочих дней по почте заказным письмом». Тогда высылайте сообщение тем способом и в те сроки, которые предусмотрены в договоре.

Обычно в договоре не устанавливают штраф за то, что одна сторона несвоевременно уведомила или совсем не уведомила другую о смене счета. Но все равно в интересах компании как можно быстрее направить контрагентам уведомления, ведь тогда деньги от покупателей придут вовремя.

<...>

2. Из статьи Проверьте себя в расчетах с контрагентами

Поставщик уведомил покупателя об изменении банковских реквизитов. Но покупатель перечислил деньги на прежний счет в проблемном банке. У банка отозвали лицензию, а поставщика включили в реестр кредиторов. Вправе ли поставщик взыскать с покупателя долг за товары?

А. Да, по мнению судей, поставщик вправе взыскать задолженность.

Б. Вправе при условии, что это прямо прописано в договоре.

В. Нет, так как поставщик может потребовать от банка вернуть деньги.

Оповещение о том, что платежные данные учреждения изменились, относится к важным юридическим документам (ст. 165.1 ГК РФ). Однако унифицированный образец письма о смене реквизитов организации в законодательстве не предусмотрен. Документ составляют в произвольном виде. Но при составлении уведомления следует учитывать некоторые правила. Об этих правилах расскажем в статье подробнее.

Когда нужно уведомить о смене банковских данных

При заключении любого договора, независимо от его содержания, компании обязаны указывать свои данные: полное наименование, юридический и фактический адреса, регистрационные сведения (ИНН, КПП, ОКТМО, ОГРН), для осуществления расчетов еще и платежные данные (наименование банка, номера расчетного и лицевого счетов, БИК и корсчет).

В каких случаях составляется образец информационного письма о смене реквизитов:

1. Если в эти сведения закралась ошибка, например, опечатка в номере расчетного счета или ИНН.
2. В период действия договора произошли изменения регистрационных данных предприятия.
3. Скорректирована платежная информация, например госучреждение сменило кредитно-банковскую компанию или банк изменил свое название.

Оповестите контрагентов, бизнес-партнеров и клиентов о данных изменениях.

Составляем письмо правильно

Готовим актуальный образец уведомления об изменении банковских реквизитов организации. За подготовку такого письма должны отвечать юристы компании или работник бухгалтерии, если юридический отдел отсутствует в штате. Уведомление составляют в произвольном виде, однако следует указывать обязательные данные:

1. Наименование компании-отправителя, ее адрес и телефон.
2. Аналогичные сведения о компании-получателе.
3. Информация о месте и времени составления документа.
4. Письменные разъяснения сложившейся ситуации. Опишите, по какой причине платежные реквизиты предприятия были скорректированы. Например, причиной может являться заключение нового договора с банком, смена кредитно-банковской компании, изменение номера расчетного счета (был указан валютный или спецсчет).
5. Новые данные и дата, с которой они начинают действовать. К примеру, если фирма перешла на обслуживание в новую кредитную компанию (или же банк сменил свое наименование), то укажите новые реквизиты.
6. Подписи ответственного лица и руководителя компании, заверенные печатью (при наличии). Главный бухгалтер подписывать письмо не обязан, однако наличие отметки главбуха повысит доверие к информации.

Бланк-образец письма об изменении банковских реквизитов организации

Письмо можно составить от руки или на компьютере. Допустимо использовать фирменный бланк предприятия. Уведомление передайте лично либо отправьте заказным письмом. Перед отправкой зарегистрируйте документ в журнале исходящей документации.

Образец информационного письма о смене банковских реквизитов

Если опоздать с уведомлением

Допустим, платежная информация изменилась, а составленный образец уведомления о смене банковских реквизитов организации не отправили. Что будет в такой ситуации:

1. Денежные средства по договору с неверной информацией могут быть арестованы банком до уточнения. Срок уточнения от 5 дней и более. Следовательно, учреждение не получит оплату вовремя.
2. Деньги вернутся отправителю, а вина за просрочку по задолженности будет лежать на организации с неверными данными в соглашении. Выставить неустойку или штрафы в таком случае нельзя.
3. Такие проблемы с расчетами по договорам и контрактам отрицательно сказываются на деловом имидже компании в целом, следовательно, контрагенты могут отказаться от дальнейшего сотрудничества.

Письмо об изменении реквизитов - это один из наиболее важных документов любого предприятия. Оно несет в себе информацию, без которой невозможно дальнейшее нормальное осуществление производственной или иной деятельности компании. Чтобы правильно составить такое письмо, надо иметь перед собой его примерный образец. Уведомление о смене реквизитов должно содержать в себе информацию, необходимую для взаимодействия между партнерами.

Вид документа

Реквизиты - это перечень данных, получаемых любым предприятием (или организацией) при регистрации, с помощью которых его можно легко идентифицировать. Они бывают общие и банковские. Эти сведения, как правило, используются при составлении договоров и проведении платежей. Порой некоторые данные в силу объективных причин приходится менять. Руководство предприятия должно обязательно сообщить об этом своим контрагентам и кредиторам. Для оформления подобной корреспонденции существует определенный образец. Уведомление о смене реквизитов представляет собой письмо, в котором должна быть отражена следующая необходимая информация:

• Ф.И.О. и должность ответственного лица, которому оно направлено;
• реквизиты предприятия (старые и новые);
• текст обращения с указанием причин данных изменений;
• дата, с которой планируется ввести изменение реквизитов;
• подпись руководителя предприятия и дата составления письма.

Если компании ранее не приходилось заниматься подобными делами, то она может позаимствовать у своих партнеров примерный образец. «Уведомление о смене реквизитов» должно быть отправлено заранее, чтобы адресат успел отреагировать на него соответствующим образом. Передать такое письмо можно разными способами:

• вручить лично;
• отправить по почте;
• передать телефонограммой.

Чтобы информация была максимально полной и понятной для партнеров, лучше использовать для составления таких писем ориентировочный образец. Уведомление о смене реквизитов должно содержать в себе только достоверные данные. В противном случае в работе предприятия могут возникнуть серьезные проблемы.

Правила составления

Обычно письмо-уведомление о смене реквизитов в первую очередь направляется всем контрагентам и кредиторам. Для его составления нет какой-то специальной унифицированной формы. Как правило, текст такого документа составляется произвольно в зависимости от задач, которые ставит перед собой отправитель. Для оформления такого письма используются обычные правила составления деловых бумаг. Оно может быть написано:

• на листе формата А4;
• на фирменном бланке компании.

Последний вариант свидетельствует об официальном характере корреспонденции, поэтому является предпочтительным. Вся информация в письме излагается последовательно. Это облегчает ее восприятие.

Как и любая другая деловая бумага, это письмо должно состоять из нескольких частей:

1. «Шапка». В ней содержится полная информация о том, кому предназначено данное послание.
2. Наименование документа, которое четко гласит о его целевой направленности.
3. Информационная часть.

При составлении такого письма необходимо обязательно упомянуть, как отразятся происходящие изменения на дальнейшем сотрудничестве между контрагентами. Это является своего рода мерой предосторожности, которая поможет в дальнейшем избежать возможных разногласий и нежелательных последствий.

Для каждой организации существует определенная совокупность сведений под названием «реквизиты», без которых она не может совершать какие-либо операции. Они должны содержаться в любом письме, договоре, платежном поручении и ином документе для признания его действительности. В случае изменения подобных данных компания обязана направить своим контрагентам соответствующее письмо о смене реквизитов.

Обязательная информация

Реквизиты – это данные, которые получает каждое предприятие при его регистрации. Они указываются в Учредительных документах и являются обязательным условием для совершения различного рода операций. Такую справочную информацию должны содержать в себе все документы, составленные данной организацией. В случае каких-то корректировок она тут же должна направить своим партнерам письмо о смене реквизитов.

При регистрации каждому предприятию присваивается:

• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
• юридический адрес в соответствии с регистрацией;
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
• физический адрес (конкретное местонахождение);
• почтовый адрес (место, куда должна поступать корреспонденция);

• код причины постановки его на учет (КПП);
• данные об уполномоченном банке, через который она осуществляет все расчетные операции;
• банковский идентификационный код банка плательщика (БИК);
• расчетный и корреспондентский счета.

В случае изменения хотя бы одного из этих данных предприятие тут же должно поставить в известность своих должников и контрагентов. Задержка может привести к довольно серьезным последствиям. Компания должна отправить в их адрес письмо о смене реквизитов.

Правила составления документа

В деловой переписке не бывает мелочей. Тем более если она касается таких важных вещей, как реквизиты. В жизни могут произойти разные ситуации: смена руководства, уполномоченного банка или одного из имеющихся адресов. О любом из этих случаев предприятие обязано проинформировать тех, с кем оно напрямую сотрудничает. Это даже отмечено в Гражданском кодексе России. Письмо о смене реквизитов должно иметь определенный единый стиль. Такой документ, как правило, представляет собой изложение в определенной последовательности следующей информации:

1. Наименование организации, в адрес которой оно направлено.
2. Ф.И.О руководителя.
3. Новые и старые реквизиты.
4. Причина, побудившая компанию произвести подобные изменения.
5. Дополнительные сведения.
6. Дата составления данного документа.
7. Подпись руководителя компании.

Информацию можно отправить почтой с обязательным уведомлением. Сделать это надо заранее, чтобы данные за время доставки не устарели. В некоторых случаях рекомендуется использовать электронные рассылки или передать сведения с помощью факса.

Смена адреса

Некоторые организации не имеют собственных помещений и вынуждены арендовать их путем заключения соответствующих договоров. Но порой возникает необходимость поменять место своего расположения. В этом случае неосведомленный клиент может попасть в сложную ситуацию. Чтобы такого не произошло, нужно составить письмо о смене реквизитов организации и отправить его всем существующим партнерам.

В первую очередь это касается контрагентов и кредиторов, так как с ними предприятие находится в определенных договорных отношениях. Такое письмо обычно составляется на фирменном бланке. В крайнем случае можно использовать лист формата А4, поставив на нем в левой верхней части угловой штамп. Сначала составляется так называемая шапка. Она находится в правом верхнем углу и представляет собой информацию о том, кому направляется данное сообщение. Далее идет название документа («Информационное письмо» или «О смене реквизитов»). После этого в основном тексте размещается нужная информация. Заканчивается документ подписью руководителя и заверяется круглой печатью.

Изменение платежных реквизитов

Если предприятие меняет обслуживающий его банк или хотя бы один из существующих счетов, оно тоже должно проинформировать всех заинтересованных сторон о таких действиях. В данном случае письмо о смене банковских реквизитов составляется в виде уведомления. Оно может быть адресовано отдельному контрагенту или представлять собой единый документ, который так и будет называться «Уведомление об изменении реквизитов банка».

Правила оформления остаются прежними. Правда, текст лучше составлять в такой последовательности:

1. Причина внесения изменений с указанием номера, даты и названия документа, на основании которого это делается.
2. Конкретная дата, с которой будут внесены изменения.
3. Информация о новых реквизитах.
4. Дополнительные сведения о последующих действиях. Здесь надо отметить, сохраняют ли силу все заключенные ранее договоренности.

Сообщать подобные сведения нужно за несколько дней до их наступления. Необходимо учесть, что на доставку такого письма уйдет определенное время. Кроме того, партнеру тоже нужно будет внести у себя соответствующие изменения.