Татьяна 17 августа 2015 Руководитель отдела персонала, специалист по подбору персонала. Кадровое агентство

«Welcome! Тренинг» (или Вводный курс «Добро пожаловать в Компанию!»)

«Welcome Тренинг» (или Вводный курс «Добро пожаловать в Компанию!») - это хороший шанс «влюбить» новичка в Компанию. Его цель, помимо передачи знаний об организации и существующих в ней порядках, - сформировать и повысить лояльность новых сотрудников к Компании.

Цель «Welcome Тренинга» имеет две составляющих:

1. Передать Знание - обеспечивающее первоначальное ознакомление сотрудника с общими сведениями о Компании, с ее историей, продуктами, услугами, структурой и Культурой и др.
2. Напитать Эмоциями - дать пропитаться особой атмосферой Компании, получить вектор развития, который так необходим в первые дни работы. Получить заряд энергии и целеустремленности .

На Велком-тренинге новый сотрудник должен не только узнать информацию о компании, но и погрузиться в ее мир, и стать вовлеченным сотрудником.

Вовлеченность — это эмоциональное и интеллектуальное состояние, которое мотивирует сотрудников выполнять их работу как можно лучше, выше ожидаемого. Состояние, когда человек радеет за свою Компанию, когда считает своим долгом внести вклад в её процветание. Именно поэтому для полной адаптации персонала необходимо не только информационное, но и эмоциональное включение сотрудников в работу Компании . И это одна из главных целей «Welcome Тренинга» , определяющая его содержание и форму.

Вводный курс — это возможность получения эмоций, вдохновения . С этой позиции стоит говорить о том, что вызывает эмоции и важно для Компании: миссия и ценности, особенности, достижения, люди, коммуникация, продукты и услуги и тд.

Желаемый итог после прохождения Вэлком-тренинга:

Сотрудник:

• имеет полное знание и представление о Компании;
• испытывает чувство гордости и принадлежности себя к Коллективу, Компании, Миру-Компании;
• готов полноценно влиться в корпоративную жизнь и приступить к работе с желанием свернуть горы, азартом и вдохновением!!

Работа по системе адаптации в целом ведется в трех направлениях: адаптация к Компании, адаптация к должности, адаптация к коллективу. «Welcome! Тренинг» затрагивает два из трех данных аспектов. Он должен стать одним из самых ярких и запоминающихся событий первых дней Новичка в Компании! Тем отправным пунктом, где возникает Неравнодушие к Компании, Любовь, Уважение и чувство Гордости от принадлежности к ней.

Как обычно проходит адаптация нового сотрудника в компании?

В самых крайних случаях, вообще никак: посидел новичок полдня с руководителем у рабочего стола, а затем слышыт в свой адрес: «Ну, что? Понятно в основном? Есть вопросы?» Вопросов, вроде нет. «Ну, тогда работай. Будут вопросы — обращайся». Это называется, бросить «как слепого котенка» — выплывет/не выплывет.

Иногда в компании есть один более- менее толковый менеджер, которому в КПИ добавляется пункт «Наставничество». Он сажает новичка рядом с собой, показывает на компьютере что и как делается в 1С, знакомит с продукцией и сотрудниками, немного рассказывает (в меру своих знаний) о компании.

Эффективным такой подход тоже не назовешь.

Самое лучшее, когда в компании разработана программа адаптации новичка. Одним из слагаемых такой программы непременно становится Welcome-тренинг.

Если вкратце, то это ознакомительный тренинг для новичков — о компании, о ее истории, продукции, основных достижениях и отличиях от конкурентов, рынках сбыта и каналах продвижения. Так же на данном этапе уделяется много времени ценностям компании и «положительным ролевым моделям».

Например:

«Ценность компании — здоровый образ жизни. Поэтому у нас запрещены перекуры в рабочее время. Курим до работы или после нее».

«Мы ожидаем от ка»ждого сотрудника работы на результат (ценность). Поэтому если рабочий день закончен, а работа не доделана,то мы остаемся и доделываем ее».

Такие ролевые модели лучше показывают новичку, «что такое хорошо и что такое плохо». А это очень важно в крупной компании, где уже есть своя корпоративная культура.

Опыт показывает, что такие вещи необходимы, иначе вся корпоративная культура компании начинает сползать вниз. Это как IQ личности и толпы — IQ каждого отдельного индивида может быть высоким. Но если всех согнать в толпу, то ее IQ будет определяться показателями самых отсталых ее членов. Поэтому при адаптации важно давать понять, какие модели поведения приемлемые, а какие нет.

Многим кажется, что организация подобных тренингов и адаптаций — сложно дело. Но на самом деле ничего сложного нет. Welcome-тренинг в моей нынешней компании длится 3,5 часа (даже тренингом язык не поворачивается назвать):

1) 60 минут — презентация. О компании, История, Достижения, Основные продукты

2) 10 минут — перерыв, вопросы.

3) 40 минут — экскурсия по офису (по всем отделам), затем заходим в комнату с мини-складом продукции (наши товары и товары конкурентов) и вторая презентация.

4) 80 минут — вторая презентация (на мини-складе): Мы и Конкуренты, Наши отличия, Наши преимущества, Как продать наши преимущества. Эта часть совмещается вскрытием банок, размешиванием содержимого, нюхаем запахи, оцениваем густоту, цвет, вязкость.

Итого: за 3,5 часа сотрудник более менее понимает, в какую компанию он попал, чем она хороша и как это можно использовать на практике.

Максимум, welcome-тренинг может занимать 2 дня по 8 часов. Среди моих знакомых есть те, кто делает такие длинные тренинги и они видят в этом определенный эффект. Мы же сейчас не можем себе такого позволить, поэтому краткая вводная (3,5 часа) сопровождается затем «Программой адаптации сотрудника». Сам по себе welcome-тренинг не адаптирует человека, т.к. есть один нюанс (см. картинку):

То есть должна быть цельная программа адаптации нового сотрудника, в моей нынешней компании она занимает 1 месяц и выглядит (кратко) так:

1 день — welcome-тренинг (до обеда). Затем ознакомление с приказами и распоряжениями под роспись (самая муторная и скучная часть работы, но ее надо делать именно в этот момент — рабочее место еще не готово, времени у новичка хоть отбавляй, вот и сидим/читаем/расписываемся)

2 день — установочная беседа с руководителем (менеджер уч.центра, новичок, руководитель). После этого новичок получает «Книгу менеджера по продажам» и начинает изучать ее самостоятельно. Там 4 вида материала: для чтения, практические задания, ответы на вопросы и видеоуроки.

3 день — беседа с менеджером учебного центра на тему «Что ты понял за два дня?» Проверяем ход адаптации, вносим коррективы, даем дальнейшую информацию. Обычно, у сотрудника должны пройти краткие инструктажи со Службой безопасности, ИТ отделом, Бухгалтерией, Юристами и другими службами — после обеда он ходит с обходным листом и заполняет его.

4 день — на этом этапе обычно заканчивается самостоятельное изучение продукта (углубленное, согласно «Книге менеджера») и мы проводим первый тест. Тест не чтобы наказать, а как срез знаний — на что обратить внимание.

5 день — сутра отправляем на плодня в розничный магазин постоять за прилавком с продавцами. Продавцу дается задание объяснить основные типы клиентов, что спрашивают, какие возражения, что важно покупателю. После обеда менеджер возвращается и заканчивает изучать «Книгу менеджера».

6 день — утром установочная беседа «В чем конкретно твоя работа», обсуждение основных клиентов (наша специфика — много постоянных клиентов, поэтому нет задачи наработки собственной базы АКБ), как общаться, что спрашивать, куда заносить данные о результатах звонка. После обеда новичок звонит клиентам по скрипту «Добрый день, я ваш новый менеджер, давайте познакомимся. Могли бы немного рассказать о вашей компании, чтобы я лучше понимал специфику вашего бизнеса и как быть вам полезным…» Клиенты уже привыкли к этому, поэтому, как правило, рассказывают о себе и момент знакомства происходит.

Остальные 5 дней проходят в таком же темпе — утром мы продолжаем изучать какие-то теоретические вещи, новичок притирается к руководителю, выполняет вспомогательную бумажную работу (счета-фактуры, накладные). После обеда звонит и знакомится.

Итог 2 недель: менеджер познакомился с основными клиентами и влился в работу.

Задача руководителя — создать для новичка посильную работу, которую он может выполнять в эти первые две недели. Задача менеджера учебного центра — загрузить в голову новичка кучу теоретических знаний и проверить усвоение.

Через 30 дней с новичком проводится еще одна беседа (втроем), где он рассказывает о своем первом месяце, что он чувствовал в начале и как сейчас. Что ему понятно и нет. Руководитель рассказывает, что нравится в новичке и что требует улучшения. Очень важно своевременно произвести коррекцию моделей поведения, далеко не все умеют это делать аккуратно — поэтому у нас на этой беседе присутствует менеджер уч.центра.

Итогом всех мерроприятий по адаптации является аттестация сотрудника: он рассказывает перед Отделом Продаж презентацию о компании, ее продуктах и как их продавать сам, своими словами и сам же делает слайды. Оценивается уровень речевых навыков, умение держаться перед аудиторией, знание продукта и компании, навыки продавца, навыки отработки возражения.

Остальные менеджеры не скупятся на острые вопросы и подначки, так что скучать новичку не приходится. Зато наградой является аттестация на одну из категорий и прибавка к з/п.

Такая система адаптации сотрудников довольно прозрачна, вы можете использовать этот материал в своей работе.

По большому счету, вам важно сделать две презентации (О компании и Как продавать), провести одну экскурсию по фирме, пару раз потрогать вживую ваш продукт и товар конкурентов, провести 4 «задушевных» беседы между руководителем и новичком, один отправить новичка «в поля» на полдня, два тестирования и подготовить некоторый объем не самой сложной работы.

Это и будет вашей программой адаптации сотрудников, которую можно красиво расписать в виде «Положения об адаптации сотрудников» и приложений к нему. Прелесть такой программы в том, что создав ее один раз, вы будете получать пользу многократно — каждый раз при приеме новичка у вас не будет болеть голова: «Чем его занять и как ввести в курс дела!?»

А как адаптируются сотрудники у вас? Как вы сами привыкали к нынешнему рабочему месту?

теги: адаптация персонала, welcome-тренинг, адаптация сотрудников, адаптация новых сотрудников, программа адаптации сотрудников, адаптация сотрудников в организации

О существовании "Welcome Тренингов" наслышаны многие, однако на практике далеко не каждому сотруднику, пришедшему в новую организацию, везет в полном объеме оценить все бонусы подобной системы адаптации новичков.

По сути, никакой реальной отработки навыков во время подобного тренинга не происходит, поскольку основная его задача - пробудить в новоприбывшем страстную и, по возможности, неукротимую веру в компанию, ее идеи и, разумеется, в продукт как таковой. В идеале "обращать" новичка в корпоративную религию доверяют опытным сотрудникам компании, хотя такая возможность, безусловно, есть не всегда.

В самом общем виде на первых порах новому сотруднику должны поведать основные сведения о конторе (история, партнеры, клиенты, достижения и так далее). Дальнейшими пунктами обязательной программы становятся данные о продукции, сведения о корпоративной культуре, об условиях работы, возможностях профессионального роста и т.д.

Однако зачастую вводный курс , который, к слову, в некоторых компаниях длится до нескольких дней, за неимением времени сводится к краткой, а порой еще и весьма сбивчивой речи кого–то из непосредственных руководителей. Заслуги компании представляются новому работнику в виде кадров глянцевой презентации, созданной на заре ее существования, и притом вовсе не для сотрудников, а для партнеров. Знакомство с продукцией ограничивается хаотично вываленными на стол каталогами, а представление коллективу свертывается до озвученных имени и фамилии. После этого "наставник", бросив какую–нибудь стандартную фразу вроде: "ну вы тут осмотритесь пока", скрывается в неизвестном направлении, унося с собой последнюю надежду на полноценное начало первого рабочего дня. Чтобы новый член коллектива не растерялся и не утратил запала, который, без сомнения, породила в нем бодрая презентация, показанная ему несколько минут назад, имеет смысл все–таки потратить чуть больше времени, чтобы ввести нового игрока в команду с наименьшими потерями.

Прежде всего , стоит лично познакомить человека с непосредственном руководством, а "высший эшелон" представить хотя бы по фотографии, чтобы новичок при случае не опростоволосился и как минимум сумел идентифицировать "главного", внезапно столкнувшись с ним в курилке.

Представлять нового сотрудника коллективу стоит в присутствии всех его будущих коллег, при этом, по возможности, добавив к имени и фамилии хотя бы пару фактов о новом герое. Неплохо предоставить человеку шанс представиться лично, позволив ему самому сказать о себе несколько слов. Вместо того чтобы пугать новоприбывшего многостраничными должностными инструкциями в четырех томах, заставляя его штудировать правила вдоль и поперек, лучше потратить день, но простым, человеческим языком все же разъяснить, а в идеале - показать на примере то, чем ему придется заниматься (из большого человеколюбия не менее важно заодно показать новичку путь к туалету, курилке и столовой).

При выборе адаптационных инструментов для разработки и последующего их применения в компании необходимо исходить из стоящей перед организацией (следовательно и службой персонала) цели: чего мы хотим добиться в ближайший год, как на достижение этой цели повлияет выстраиваемая система адаптации новых сотрудников?

Но при всей очевидной целесообразности применения целевого подхода мы подчас, к сожалению, применяем другие.

Проблемно-ориентированный подход , когда гром уже грянул и пора креститься, например, в ситуации, когда сотрудники службы персонала неожиданно для себя узнают, что новые сотрудники крайне мало знают о самой компании, ее истории, стоящих перед ней задачах.

Это значит, надо что-то менять в существующем положении дел.

Процессно-ориентированный , когда над целью начинает доминировать понимание того, как «должно быть, потому что у других все именно так».

Это выражается в том, что служба персонала старается копировать опыт других компаний, не всегда задумываясь, необходимо ли это: ведь что хорошо одному, например, крупному лесоперерабатывающему заводу, то не будет впрок IT-компании средних размеров.

Адаптационный лист

Одним из инструментов управления процессом адаптации новичка является Адаптационный лист нового сотрудника (в некоторых компаниях он называется Дневник нового сотрудника, Программа адаптации, План адаптации, План стажировки).

Адаптационный Лист готовится линейным руководителем и подписывается новым сотрудником в первый день его работы вместе с должностной инструкцией. Адаптационный лист может быть подготовлен как в печатном, так и в электронном виде (для удобства пользования и отслеживания результатов деятельности нового сотрудника).

Структура Адаптационного листа нового сотрудника включает следующие разделы:

• задачи на испытательный срок;
• мероприятия по адаптации;
• перечень мероприятий к исполнению;
• контроль выполнения.

Задачи на испытательный срок определяются руководителем и разъясняются новичку при подписании Адаптационного листа. При постановке задач обычно используется методика SMART, благодаря чему можно измерить результат их достижения в любой контрольной точке, допустим, через месяц после начала работы (процент выполнения запланированного).

Мероприятия по адаптации те мероприятия, которые разработаны в компании и адресованы новому сотруднику, например:

• вводный инструктаж о правилах в компании;
• Welcome! Тренинг;
• знакомство с сотрудниками;
• обучение в учебном центре;
• работа с наставником.

Вместе с перечнем адаптационных мероприятий указываются:

• дата и время их проведения;
• фамилия и должность ответственного лица;
• внутренний телефон ответственного лица;
• место сбора (в случае необходимости).

Перечень мероприятий к исполнению - это список так называемых контрольных точек, или обязательств нового сотрудника перед компанией, среди которых можно выделить:

• контрольные даты;

Контроль выполнения - это список так называемых контрольных точек, или обязательств нового сотрудника перед компанией, среди которых можно выделить:

• оформление документов в отделе персонала;
• прохождение теста на знание характеристик продукции/услуг компании;
• беседу с руководителем по прошествии первого и второго месяцев испытательного срока.

Одновременно с перечнем мероприятий к исполнению определяются:

• контрольные даты;
• фамилия и должность ответственного лица.

Последнему предоставляется возможность оставить в Адаптационном листе свои комментарии, рекомендации и замечания.

Welcome! Тренинг

Welcome! Тренинг (или Вводный курс «Добро пожаловать в компанию!») - это последний шанс для компании произвести впечатление на новичка, другими словами, влюбить его в себя. Поэтому, помимо передачи новых знаний о компании и существующих порядках, целью Welcome! Тренинга является формирование и повышения лояльности новых сотрудников к компании. Важно понимать, что Welcome! Тренинг не является тренингом в привычном понимании этого слова, т. е. он не направлен на отработку каких-либо навыков.

Формы проведения Welcome! Тренинга

1. Аудиторный тренинг . Это классический вариант проведения вводного обучения. Преимуществами такой формы является реальное общение как с сотрудниками, проводящими обучение (что дает возможность получить ответы на все интересующие вопросы и познакомиться со старожилами компании), так и с новичками из других подразделений (опыт показывает, что люди, пришедшие в компанию одновременно, часто заводят приятельские отношения и держатся вместе).
2. Электронный курс (e-learning). Использование такой формы обучения рекомендуется в следующих случаях:
   • в обучении участвуют сотрудники удаленных офисов, тогда сам курс, к которому имеют доступ сотрудники всех подразделений, готовится и периодически обновляется сотрудниками службы персонала основного офиса;
   • в компанию одновременно приходит много новичков, что может быть обусловлено разными причинами: стадией ее активного роста, процессами слияний и поглощений, текучестью персонала.

В настоящее время специализированные провайдеры предлагают услуги по разработке электронных версий адаптационных курсов. Стиль разрабатываемых программ совершенно различный: от строгого до веселого, когда тренинг разработан в виде игры или мультфильма.

1. Смешанный вариант. Такое обучение включает как аудиторные модули, так и элементы электронного обучения. Данный формат становится наиболее распространенным, так как позволяет специалистам службы персонала разрабатывать сбалансированные программы, определяя, какая часть информации может быть изучена новичками самостоятельно, а в каких случаях целесообразно живое общение.

Продолжительность Welcome! Тренинга зависит от потребностей компании, а именно от объема информации, которую планируется донести до новых сотрудников. Опыт показывает, что программа, как правило, длится от двух часов до двух дней. Некоторые компании проводят тренинг продолжительностью до пяти рабочих дней, но такие программы скорее можно отнести к полноценному обучению, которое включает в себя вводный курс.

Периодичность Welcome! Тренинга зависит от того, насколько часто и в каком количестве в компанию приходят новые сотрудники. Это могут быть и еженедельная, и ежемесячная программы.

Проведение обучения в конкретный день недели в строго определенное время - допустим, в пятницу с 12.00 до 16.00, - хорошо тем, что позволяет линейным руководителям запомнить, в какое время новый сотрудник его подразделения будет отсутствовать.

Блок 1. Сведения о компании - необходимо познакомить участников тренинга с историей организации, ее настоящим и будущим.

Новички узнают следующую информацию о компании:

• история создания;
• видение, миссия;
• стратегические приоритеты и цели на текущий период;
• структура, ключевые фигуры;
• корпоративные мифы, истории успеха;
• основные клиенты и партнеры;
• освещение деятельности в средствах массовой информации.

Одной из ошибок является использование в подготовке данного блока презентаций, разработанных департаментами маркетинга и продаж и ориентированных на клиентов компании. Важно помнить, что клиенты являются внешним окружением компании и входят в другую целевую аудиторию, в отличие от сотрудников компании, что непосредственно влияет на расстановку акцентов.

Блок 2. Информация о производимых продуктах/оказываемых услугах - должен содержать следующую информацию:

• описание сегмента рынка, на котором работает компания;
• позиция компании на рынке;
• основные конкуренты;
• основные характеристики продукта/услуги.

Даже в том случае, если среди новичков нет сотрудников департамента продаж, которым придется работать с клиентами, рекомендуется не подходить к данному блоку формально. Любому сотруднику, независимо от его должности, будет интересно получить специфические сведения о том, как производится продукция или как осуществляются услуги, будь это нефтяная отрасль или игрок телекоммуникационного или алкогольного рынка. Это может быть реализовано в виде небольшого фильма, презентации с красочными слайдами или игры, которые позволят новичкам освоиться в основных особенностях продукта. При подготовке данного блока важно определить объем информации и глубину подачи материала.

Блок 3. Объяснение принципов корпоративной куль­туры - как правило, разъясняются существующие нормы и положения корпоративной культуры. Он включает сле­дующую информацию:

• основные положения корпоративного кодекса компа­нии;
• корпоративные мероприятия, поздравления, неглас­ные традиции и т. д.;
• корпоративные стандарты в области дресс-кода, дело­вого этикета.

Блок 4. Корпоративная политика в области управле­ния персоналом, содержит информацию о возможностях, предоставляемых сотрудникам компанией, в следующих сферах:

• профессиональное развитие - какие возможности в области обучения предоставляет компания, как работают учебный центр и библиотека;
• развитие карьеры - базовая информация об оценоч­ных процедурах, примеры карьерного роста работающих сотрудников;
• политика вознаграждений (в случае, если она унифи­цирована) - каковы корпоративные показатели эффектив­ности, каков алгоритм расчета премий;
• условия работы - порядок выплаты заработной пла­ты, возможности получения других существующих в ком­пании льгот;
• условия быта - где и когда можно пообедать, полу­чить медицинскую помощь, помощь, связанную с обслужи­ванием транспортного средства, и т. д.);
• отношения с профсоюзной организацией.

Блок 5. Экскурсия по компании; сюда можно включить мероприятия, перечисленные ниже:

• посещение производства, отдела разработок или дру­гих ключевых подразделений. Если организовать такие экс­курсии не представляется возможным, рекомендуется подготовить слайды или небольшой фильм. После этого можно посетить некоторые другие отделы - новичку важно пока­зать работу всех подразделений;
• посещение музея компании. Музеи есть далеко не во всех организациях - обычно о них начинают задумываться компании, перешагнувшие 10-летний рубеж.
• проход по Аллее славы. Аллея славы - условное название экспозиции дипломов и наград организации, которые размещают на стенах или в холлах. В некоторых компаниях существуют доски почета с фотографиями и описаниями заслуг ключевых сотрудников. Саму экспози­цию можно дополнить небольшой подборкой фотографий с корпоративных событий или отдельных сотрудников, сопровождающиеся подписями;
• просмотр фильма о компании. Фильм может содер­жать информацию о создании и становлении компании, вы­пускаемом продукте/оказываемых услугах, корпоративной жизни (этот блок обычно включает видеоряд с корпоратив­ных мероприятий: праздников и спортивных турниров). По­каз фильма обычно осуществляется в том информационном

Корпоративная брошюра

Корпоративная брошюра Книга сотрудника (другое название Папка сотрудника) может издаваться как в печатной форме, так и в электронной. Как показывает практика, наиболее удобный формат такого издания - А6, или 105 х 148 мм, что позволяет ему называться карманным справочником.

Цель книги сотрудника - Сориентировать новичка в большом объеме информации, которую ему необходимо узнать о компании.

Для сотрудников, работающих дистанционно, правильно будет изложить весь материал адаптационного курса, так как у них нет возможности посетить вводный курс лично. Отличным решением является размещение данной информации в интранете или предоставление новичкам электронного носителя с записанной информацией. В активно развивающихся компаниях имеет смысл разработать Книгу руководителя, целевой аудиторией которой станут как сотрудники, назначенные на должность после прохождения программы развития кадрового резерва, так и специалисты, пришедшие в компанию извне. Основными материалами, размещенными в такой Книге руководителя, станут описанные бизнес-процессы и регламенты, например, Положение о подготовке и защите бюджета или локальные нормативные акты, касающиеся работы с персоналом.

В некоторых компаниях такие издания готовятся для представителей наиболее многочисленной профессии. Это могут быть:

• Книга продавца в розничном сетевом магазине;
• Книга аудитора в крупной аудиторской компании;
• Книга пищевика для сотрудников пищевых производств;
• Книга энергетика в компаниях энергетической отрасли.

Помимо информационных блоков Книга сотрудника также может включать следующие блоки:

• приветствие руководителя;
• карту-схему предприятия;
• описание организационной структуры с указанием имен и фотографиями;
• описание функций и сферы ответственности подразделений;
• основные положения кадровой политики;
• сведения о корпоративной символике;
• словарь основных терминов (как приложение к характеристике продуктов/услуг);
• телефонный справочник;
• дополнительную информацию об организации работы: алгоритм заказа канцелярских принадлежностей, посещения столовой, например.

Приветствие руководителя целесообразно подготовить в виде личного, а не коллективного обращения. Также следует разместить фотографию топ-менеджера. Пример приветствия вы найдете в Приложении.

В случае если предоставление Книги сотрудника каждому новичку по каким-либо причинам затратно для компании - например, она является производственной и большую часть работников составляют сотрудники рабочих специальностей, решением может быть вручение новичкам Памятки новому сотруднику и размещение всех информационных материалов о компании на информационном стенде, доступ к которому свободен для всех.

Во время разработки таких книг и памяток надо сразу запланировать периодичность их обновления, так как указанная там информация изменяется очень быстро. Обновленную информацию необходимо доводить и до уже работающих сотрудников.

Дни новичков

Дни новичков в компании могут проходить с разной периодичностью. Наиболее часто встречающиеся варианты - один раз в месяц и один раз в квартал. Главная цель таких мероприятий - командообразование .

В некоторых компаниях День новичков заменяет Welcome! Тренинг. В этом случае мероприятие обычно включает официальную (содержательную) и неофициальную (развлекательную) части.

Комплект новичка

Комплект новичка обычно включает в себя:

• должностную инструкцию, локальные нормативные документы, в том числе Положение о персонале;
• Адаптационный лист;
• Книгу сотрудника;
• корпоративные памятки, положения;
• последний выпуск корпоративного издания;
• маркетинговые материалы;
• корпоративный сувенир (например, ручка, блокнот и т. п.);
• телефонный справочник;

Часть документов может быть записана на компакт-диск, например, вместе с фильмом о компании.

Первый день сотрудника

Первый день сотрудника это очень важное мероприятие, в пословице говориться встречают «по одежке» а провожают по уму, так вот в первый день «по одежке» работник встречает компанию, как будущую часть своей повседневной жизни, а «одежка» в первую очередь - это организация мероприятий по отношение к нему со стороны компании. Поэтому важно, чтоб первый день сотрудника должен быть подготовлен заранее. Часто бывает, что компании де-юре обладают разработанными адаптационными инструментами, а де-факто оказываются абсолютно не готовы к приему нового сотрудника. Детально разработанные программы адаптации не заменят эмоциональной составляющей первого дня сотрудника на новом месте, в ходе которого он невольно оценивает реальное к нему отношение.

Неправильно назначать выход нового сотрудника на тот день, когда его непосредственный руководитель находится в отпуске или командировке. Не стоит допускать, чтобы человек чувствовал себя брошенным.

Ожидая появления нового сотрудника в офисе, проверьте, не забыли ли вы подготовить:

1. рабочее место; на рабочем столе и в тумбочке не должно быть никаких вещей, оставшихся от предыдущего сотрудника; создайте личный электронный ящик будущего сотрудника и положите на стол ежедневник, набор канцелярских принадлежностей;
2. Комплект новичка, Адаптационный лист, бейджик;
3. знаки приветствия от коллег: открытка - поздравление с выходом на новую работу, небольшая шоколадка, корпоративный сувенир - словом, все, что сотрудникам подскажет их фантазия.

Если есть возможность, предупредите работников этого и смежных подразделений о появлении нового коллеги.

Первый день работы нового сотрудника рекомендуется начинать несколько позже, например, в 9.30, в случае если вся компания работает с 9.00. К этому времени все заинтересованные лица уже будут на рабочих местах, и новичку не придется проводить первые минуты в ожидании появления будущих коллег.

Здорово, если в организации существует правило, когда в первый день новичка сопровождает на обед его коллега или сотрудник службы персонала.

Важно не столько в первый же день довести до сотрудника всю подробную информацию, сколько объяснить ему, где ее можно самостоятельно найти в будущем. Цель первого дня нового сотрудника - сформировать у него положительное впечатление о компании и вызвать воодушевление к работе в ней. Напомним, что, согласно статистике, увольняющиеся из компании в течение первого года принимают это решение еще в первые две недели работы.

Вы добились успеха, если в конце первого дня сотрудник гордится тем, что работает в вашей компании.

Информация о новичке

Важно не только представить новому сотруднику его будущих коллег, но и рассказать о новом человеке в коллективе. Для этого необходимо использовать имеющиеся коммуникационные каналы:

• интранет-страницу «Наши новички»;
• электронную рассылку;
• информационный стенд;
• корпоративный бюллетень или газету;
• личное представление (в данном случае сложность может вызвать то, что не всех сотрудников компании можно застать на местах).

Информация о новом руководителе

В случае прихода нового руководителя HR-службе имеет смысл подготовить план его знакомства с сотрудниками. Часто сотрудники относятся к новому руководителю с некоторой настороженностью, в то время как желательно, чтобы топ-менеджер с первого же дня пользовался уважением подчиненных. Информацию о руководителе нужно распространить по всем каналам внутри организации, и она должна включать следующие сведения:

• образование и опыт работы;
• успехи и достижения в предыдущих проектах;
• семейное положение, хобби и т. д.;
• взгляды на организацию рабочего процесса.

Оптимальным вариантом является представление этих сведений в виде интервью. Другие варианты: самопрезентация, рассказ третьих лиц.

Информация о новом рядовом сотруднике

Рядовому сотруднику уделяется меньше внимания, чем топ-менеджеру, но представить его коллективу все равно необходимо, хотя бы в рамках его подразделения.

Представление нового сотрудника

Знакомство нового сотрудника с коллегами обычно проходит по приведенному ниже плану.

1. Знакомство с коллегами внутри подразделения.
2. Знакомство с коллегами смежных подразделений, с которыми новичок будет непосредственно взаимодействовать (например, новому менеджеру по продажам не обязательно сразу знакомиться со всеми сотрудниками бухгалтерии, а только с тем, кто занимается платежными документами).
3. Знакомство с вышестоящим руководством. При представлении новичок и другой сотрудник обмениваются следующей информацией:
4. имя и фамилия, должность;
5. основные задачи того и другого;
6. вопросы, по которым они будут взаимодействовать.

Обучение в период адаптации

1. Обучение, связанное с ознакомлением с корпоративны­ми стандартами.

В данную группу входит обучение:

• правилам работы с клиентами;
• правилам работы с корпоративной базой данных;
• составлению отчетности и т. д.

Хорошо, если это обучение сопровождается выда­чей памяток, в которых прописаны все основные алго­ритмы.

1. Профессиональное обучение. Часто в компанию принимают сотрудника, который не обладает полным набором необходимых компетенций, но отличается дос­таточно высоким потенциалом. В этом случае для него целесообразно спланировать необходимое обучение, ин­формация о котором будет отражена вАдаптационном листе. В таких случаях необходимо прикрепить к новичку наставника.

Также для такого сотрудника уже на начальном этапе его работы в компании может быть подготовлен индивиду­альный план развития (ИПР), в котором будут отражены все мероприятия по обучению, сроки и ответственные.

1. Стажировка. В ряде компаний практикуется стажи­ровка специалистов в смежных подразделениях, которая организуется для ускоренного вхождения в должность и по­нимания сотрудником основных бизнес-процессов.

Перечисленные формы обучения минимальный набор инвестиций в нового сотрудника.

Система наставничества

Наставничество представляет собой систему, в которой ключевым звеном является наставник. Наставник - человек, ответственный за интеграцию нового сотрудника в бизнес-процесс организации. Он реализует различные процедуры, которые должны привести к полному освоению новичком своих обязанностей, а также правил и норм организации и коллектива. На следующем этапе работы сотрудника наставник способствует его продвижению и развитию внутри организации, а также достижению им высоких результатов деятельности. Данный процесс идет на протяжении всего времени работы сотрудника в компании, и в этом случае инструмент, который наставник использует для развития сотрудника, коучинг. Таким образом, наставничество представляет собой циклический процесс: каждый сотрудник, проработавший в организации определенное время и добившийся достаточно высоких результатов, имеет возможность стать наставником.

Развитая система наставничества в компании является важным и эффективным инструментом и создает условия для значительного повышения эффективности и сокращением реального срока адаптации новых сотрудников. В нашей стране наставничество на предприятиях используется еще с советских времен. Сегодня о нем все чаще идет речь на профессиональных конференциях, но тем не менее, по мнению консультантов, элементы наставничества применяют не более 20-30% российских компаний.

Ответственность за реализацию системы наставничества на рабочем месте несут руководители подразделений, в которых работает новый сотрудник. Ответственность за методическое обеспечение и контроль наставничества ложится на службу по персоналу.

Для эффективной реализации системы наставничества внутри компании необходимо решить ряд сложных с организационной точки зрения задач:

• Организовать систему отбора и «выращивания» будущих наставников;
• Четкое определение критериев, при наличии которых сотрудник может исполнять роль наставника;
• Мотивировать наставников на внимание к своей деятельности в роли наставничества (о мотивации наставников написано будет ниже)
• Запустить процессы оценки эффективности деятельности и уровень развития наставников.

Важно понимание, того что наставничество для многих специалистов может стать новым видом деятельности и требует внимательного отношения к их подготовки, как методической, так и психологической.

Матрица адаптации

При разработке системы адаптации удобным инструментом для менеджера по персоналу является Матрица адаптации, применение которой позволяет сформировать перечень адаптационных инструментов для нового сотрудника в зависимости от его должности (рис. 3).

Матрица адаптации подразумевает ответ на четыре вопроса:

1. кого адаптируем?
2. когда это происходит?
3. как адаптируем?
4. кто ответственен за процесс адаптации.

Достаточно часто приходится слушать разговоры о том, что применяемые в компании инструменты адаптации подходят не для всех сотрудников, а также что часть сотрудников остаются вне зоны внимания в первые месяцы работы, притом, что служба персонала рапортует о функционировании системы адаптации в компании.

Такие вопросы не возникают, если в компании разработана Матрица адаптации, о которой мы уже говорили выше. Ее применение позволяет формировать перечень адаптационных инструментов для нового сотрудника в зависимости от его должности (см. рис. 3).

Рассмотрим механизм подготовки Матрицы адаптации на примере производственной компании.

Персонал компании условно поделен на три группы:

1. рабочие (основной и вспомогательный персонал);
2. ИТР, специалисты (в том числе молодые специалисты);
3. руководители.

Ниже в таблице дан пример Матрицы адаптации, разработанной специалистами конкретной компании для решения стоящих перед ними задач.

Процесс адаптации в таблице разбит на этапы (когда?), представлен перечень адаптационных мероприятий (как?) и в скобках указаны ответственные (кто?) за адаптацию каждой целевой аудитории (кого?).

До начала работы нового сотрудника в компании
Рабочие	ИТР, специалисты	Руководители
Подготовка рабочего места сотрудника (инструменты, одежда) (Н ). Направление сотрудника на медосмотр (СП ). Р ). Определение наставника (Р ). СП )	Подготовка рабочего места сотрудника (К ). Составление Плана вхождения в должность (Р ). Определение наставника (Р ). Подготовка Комплекта новичка (СП )	Подготовка рабо­чего места сотрудника (СП ). СоставлениеПла­на вхождения в долж­ность (Р). ПодготовкаКом­плекта новичка (СП ). Информирование коллектива о новом руководителе (СП )
Вводный: первый день сотрудника в компании
Рабочие	ИТР, специалисты	Руководители
Инструктажи (СП ). Вручение доку­ментов: Правила внутреннего распорядка труда, Трудо­вой договор (СП ). ВручениеКниги сотрудника и краткого перечня необходимых телефонов (СП ). Р/Н ). Плана вхождения в должность (Р/Н )	Оформление в от­деле кадров. Ознаком­ление сПоложениями, Должностной инст­рукцией. Инструктажи (СП ). СП ). ВручениеКниги сотрудника (СП ) К ). Знакомство ново­го сотрудника с кол­легами. Экскурсия по подразделению (Р/К ). Беседа с руко­водителем и/или на­ставником. Разъясне­ниеПлана вхождения в должность (Р/Н ). Вручение Комплекта новичка, Корпоративной газеты (СП )	Оформление в от­деле кадров. Ознаком­ление сПоложениями, Должностной инст­рукцией. Инструктажи (СП ). Вручение доку­ментов: Правила внутреннего распорядка труда, Трудовой договор (СП ). ВручениеКниги руководителя (СП ). Допуск в базы данных, создание па­ролей, электронного адреса (СП ). Знакомство ново­го сотрудника с кол­лективом и коллегами. Экскурсия по подраз­делению (Р ). Беседа с руко­водителем. Разъясне­ниеПлана вхождения в должность (Р ). Вручение Информационного диска, Комплекта новичка, Корпоративной газеты (СП )
Ознакомительный: первая неделя работы
Рабочие	ИТР, специалисты	Руководители
Переаттестация, оформление допусков(Р ) Посещение му­зея, просмотр фильма (СП )	Вводный курс (про­должительность че­тыре часа, включая 20-минутный фильм). Периодичность: не ме­нее одного раза в квар­тал. Посещение музея (СП )	Вводный курс (в том числе музей и фильм) (СП ). Знакомство с функциональными руководителями в дру­гих дивизионах (Р ). Посещение тре­нинга для руково­дителей (возможно индивидуальное про­ведение тренинга для нового руководителя) (СП )
Вхождение в должность: три месяца
Рабочие	ИТР, специалисты	Руководители
Мониторинг дейст­вий руководителей по адаптации (один раз в месяц) (СП )	Мониторинг испол­ненияПлана вхожде­ния в должность (один раз в месяц) (СП )	Мониторинг испол­ненияПлана вхожде­ния в должность (один раз в месяц) (СП )
Оценочный: за две недели до конца испытательного срока
Рабочие	ИТР, специалисты	Руководители
СП ). Наставник пере­дает в службу персо­нала план вхождения работника в должность с пометками об испол­нении, дает оценку качеств работника, за­ключение о результа­тах испытания работ­ника (Н )	Напоминание руководителю (за две недели до окончания испытательного срока) (СП ). Руководитель пе­редает в службу персо­нала план вхождения работника в должность с пометками об испол­нении, дает оценку качеств работника, за­ключение о результа­тах испытания работ­ника (Р )	Напоминание руководителю (за две недели до окончания испытательного срока) (СП ). Руководитель передает в ДП план вхождения работника в должность с помет­ками об исполнении, дает оценку качеств работника, заключение о результатах испыта­ния работника (Р )
Заключительный: за три дня до конца испытательного срока
Рабочие	ИТР, специалисты	Руководители
Подведение ито­гов (Р, Н ). Обсуждение ре­зультатов (Р, Н, СП ). РазработкаПлана повышения квалифика­ции работника (Р, СП )	Подведение ито­гов (Р, Н ). Обсуждение ре­зультатовПлана вхож­дения нового работни­ка в должность (Р, Н, СП ). Р, СП )	Подведение ито­гов (Р ). Обсуждение ре­зультатовПлана вхож­дения нового работ­ника в должность (Р, СП ). Уточнение ключе­вых задач на год, опре­деление индивидуаль­ного плана развития работника (Р, СП )

Р - руководитель; Н - наставник; К - куратор; СП - служба персонала.

С уверенностью можно сказать, что Матрица является отличным инструментом, применение которого позволит службе персонала упорядочить существующие в компании действия по адаптации персонала и повысить ее эффективность.

Проект только подготовлен, а о нем уже ходят легенды. Так случилось с Welcome курсом для новых сотрудников Вместо стандартного рассказа о компании - игра словно по сценарию захватывающего фильма - с погонями, сражениями, мистикой и интригами. роект получил премию WOW!HR в области Play hard.

Почему был выбран такой необычный способ ознакомления новичков с деятельностью компании, какие испытания ждут участников, порталу сайт рассказала Людмила Шавлохова , руководитель по развитию персонала функций корпоративных продаж, маркетинга и поддержки "Билайна".

- Людмила, в чем суть вашего проекта?

Интерактивный полуторачасовой Welcome курс дополнит однодневный welcome-тренинг, который проходят новые сотрудники. Новый курс призван донести до новых сотрудников обновленную стратегию компании, ее позиционирование на рынке, расскажет об истории компании и трендах развития.

- Что вас заставило задуматься о проекте? Какие задачи вы хотели решить?

В контексте ответа на вопрос, правильней будет сказать, что заставило вернуться к идее о создании курса. Поводом для возобновления работы стали динамичные изменения, обновлении стратегии компании и ее позиционирования на рынке. Фокус на построение клиенториентированной компании и необходимость донесения этого "сообщения" новым сотрудникам (да и не только новым) дали новый импульс к созданию продукта. Один из созаказчиков курса - дирекция по клиентскому опыту.

Задачи курса: погрузить новичка в организационный контекст, рассказать историю компании, основные вехи развития, дать "обзор с вертолета" про основные виды деятельности, ценности, процессы. Клиентоориентированность - краеугольная тема курса. Большая доля учебного материала посвящена именно этой теме.

Надо отметить, параллельно мы занялись и обновлением очного welcome тренинга. Решили сделать это мероприятие более интерактивным и динамичным, отказались от презентации в 80+ слайдов, совместно с внешним провайдером разработали игровой формат. Логично, что большую часть информации о компании, о которой ранее рассказывал тренер, опираясь на слайды, мы вынесли в электронный курс. В некоторых случаях именно он будет основной обучающей активностью, поскольку не всегда у нас есть возможность собирать группы для очного тренинга.

- Как проект рождался? Почему была выбрана именно геймификация?

Идея создания электронного курса родилась еще в 2011 году, мои коллеги, отвечавшие в то время за дистанционное обучение, провели конкурс, выбрали компанию-разработчика. Для большой организации, насчитывающей несколько десятков тысяч сотрудников, это вполне логичное решение. Однако по объективным причинам работа над курсом была приостановлена.

В 2014 году, опираясь на запрос коллег из Дирекции по клиентскому опыту, мы вернулись к замыслу разработки. Обсуждая концепцию курса, возможные форматы реализации, мы поняли, что для такой компании, как наша, нужно делать яркий и необычный курс. Но красивая картинка - это полдела. Мы также понимали, что делать традиционный курс в повествовательном формате про компанию "вот такой ширины, вот такой высоты" - вчерашний день, тем более когда речь идет о трансляции установок, культуры - прямая коммуникация "в лоб" не работает. Сотрудники, особенно молодые, за версту чувствуют корпоративный пафос, воспринимая его как очередное "бла-бла-бла". Следовательно, нужно искать другие пути сообщения. И здесь сама культура, образ Билайн позволили нам подумать о менее формальном и отчасти несколько хулиганском способе решения задачи.

История новичка, который в первый же день работы, вместо традиционного знакомства, попадает в круговорот невероятных событий и вместе со своим наставником решает одну за другой сложные задачи для спасения своих коллег - вот наша концепция вводного курса.

Структура курса состоит из двух параллельных больших частей: сюжетно-развлекательной и информационно-обучающей.

Сюжет курса выстроен по принципам киносценария. В нем и интрига, и детектив, немного мистики, погони и сражения. Для съемок в сюжетной части (в массовых сценах) мы пригласили реальных сотрудников.

Адский замес из "Основано на Нереальных" (сюжет) и "реальных" (случаи из жизни героев + учебный контент) историях. Мы использовали в курсе истории наших сотрудников - их опыт помощи клиентам. Причем это истории не только и не столько сотрудников front office, большая часть - это случаи, описанные юристами, сотрудниками финансовых служб и т. п. Ну и, конечно, официальные данные про историю компании, историю бренда, работу различных подразделений и т.п.

Для учебного контента использованы различные форматы - скрайбинг, инфографика, интерактивные элементы. Несколько промежуточных шуточных тестирований в форме игры ("Автоответчик", "Как стать миллионером", финальное тестирование, оформленное по мотивам культовой компьютерной игры "Мортал Комбат".

- Сами ли вы реализовывали или привлекали кого-то со стороны?

Это совместный проект с внешним разработчиком - компанией, одним из ведущих на российском рынке разработчиков таких курсов.

- Как велась подготовка? Какова была команда?

Подготовка к созданию курса, сбор первичного материала - это безумно трудоемкий процесс. Мне кажется, 70% работы по разработке заняла именно подготовка. В этот этап было вовлечено порядка 10-12 постоянных участников из различных подразделений компании (дирекция по клиентскому опыту, внутренние коммуникации, подбор персонала, блок по продажам и развитию дистрибуции, дирекция по обслуживанию клиентов) и столько же, если не больше, для согласования отдельных учебных материалов по отдельным темам: тех. и ИТ, PR, марком, диджитал. Сложнее сказать, к кому не обращалась за консультацией, согласованием, помощью, материалом. Согласование сценария, правка также заняли очень много сил и времени.

- В чем были трудности, сложности? Как их преодолевали?

С одной стороны, огромный объем информации, которую нужно отфильтровать, понять, что мы включаем в курс, а что - оставляем за его рамками, с другой стороны - недостаток или отсутствие оформленного знания по отдельным темам. Там, где информации было много - работа над вычленением главного, там, где не хватало - поиск носителей экспертизы, работа с ними.

Высокая скорость изменений. Это объективная реальность, которую просто нужно был учитывать: быть готовым переписывать снова и снова отдельные части учебного контента или оформлять его таким образом, чтобы он (контент) был наименее чувствителен к изменениям.

- Какое из структурных подразделений компании больше поддерживало проект, вкладывало больше всех усилий?

Клиентский опыт и коллеги по HR - прежде всего, коллеги по Билайн Университету, внутренние коммуникации, Дирекция по обслуживанию клиентов и отдел обучения блока по продажам и развитию дистрибуции.

- Какова была первая реакция? Были ли неожиданности? В процессе, в результате?

Если говорить о реакции участников презентации - для многих это первый опыт "встречи" с электронным курсом в таком исполнении. Картинка, сюжет, безусловно, поразили коллег.

Видео о проекте - Это "Билайн", детка!

Сайт WOW!HR