Организация закупки товаров в предприятиях розничной торговли. Нюансы организации совместных закупок — делюсь личным опытом! Какие закупки не подлежат регулированию

Коммерческая работа по розничной закупке товаров складывается из следующих этапов:

изучение и прогнозирование покупательского спроса;

выявление и изучение источников поступления и поставщиков товаров;

организация рациональных хозяйственных связей с поставщиками товаров, включая разработку и заключение договоров поставки, предоставление заказов и заявок поставщикам;

организация и технология закупок непосредственно у производителей товаров, посредников, на товарных биржах, аукционах, у импортеров и других поставщиков;

организация учета и контроля за закупками.

Коммерческая работа по закупкам товаров розничной организацией для целей последующей реализации в рыночных условиях должна основываться на принципах современного маркетинга. С помощью методов маркетинга коммерческие работники, руководители, менеджеры торговых предприятий получают необходимую информацию о том, какие изделия и почему хотят покупать потребители, о ценах, которые потребители готовы заплатить, о том, в каких регионах спрос на данные изделия наиболее высокий, где сбыт или закупка продукции может принести наибольшую прибыль.

Изучение и прогнозирование покупательского спроса является необходимым маркетинговым условием для проведения успешной коммерческой работы по закупкам товаров. Маркетинговая наука выработала целый арсенал средств и способов изучения и прогнозирования покупательского спроса, которые необходимо использовать при организации закупок товаров торговой организацией для последующей розничной реализации.

Поэтому закупки для последующей розничной реализации следует начинать с изучения спроса, потребностей покупателей на товары, покупательских намерений и других факторов, формирующих спрос.

Для проведения работы по изучению и прогнозированию спроса на крупных и средних торговых предприятиях создаются маркетинговые службы (отделы), одной из основных функций которых является изучение как общего объема спроса (емкости рынка), так и внутригрупповой структуры спроса на закупаемые товары.

Важная роль в коммерческой работе отводиться изысканию дополнительных ресурсов из местного сырья, продукции кооперативной промышленности, подсобных, фермерских хозяйств, продукции индивидуальной трудовой деятельности.

Коммерческие работники должны посещать предприятия-изготовители с целью ознакомления с производственными возможностями предприятия, объемом и качеством выпускаемой продукции, а также участвовать в совещаниях с работниками промышленности, выставках-просмотрах новых образцов изделий, ярмарках.

Коммерческим работникам необходимо постоянно следить за рекламными объявлениями в СМИ, проспектами, каталогами. Формирование товарных ресурсов является предметом постоянной работы торгового аппарата розничных предприятий. В рыночных условиях формы и методы этой работы претерпели существенные изменения.

Главные изменения заключаются в том, что на смену методам централизованного распределения товарных ресурсов пришла рыночная практика свободной купли-продажи товаров по ценам спроса и предложения. Поэтому коммерческая инициатива торговых работников по вовлечению в товарооборот максимальных товарных ресурсов с целью получения необходимой прибыли должна сочетаться с заботой о конечных покупателях, учетом их платежеспособности, с недопущением неоправданного роста цен, предоставлением населению возможности приобрести товары по доступным ценам.

К источникам поступления товаров относят отрасли народного хозяйства, вырабатывающие различные товары народного потребления (АПК, легкая промышленность, машиностроение и т.д.). К поставщикам товаров относят конкретные предприятия различных источников поступления, т.е. тех или иных отраслей народного хозяйства, различных сфер производственно-экономической деятельности, вырабатывающих товары и услуги.

Учитывая большое многообразие поставщиков товаров их можно классифицировать на различные группы по различным признакам.

В обобщенном виде всех поставщиков товаров можно подразделить на две категории: поставщиков-изготовителей и поставщиков-посредников, закупающих продукцию у ее производителей и реализующих ее мелким и средним покупателям для последующей розничной реализации.

Поставщиками-посредниками могут быть оптовые предприятия общенационального, регионального уровня различного товарного ассортимента (специализации), составляющие основу системы оптовой структуры на потребительском рынке, оптовые посредники (дистрибьюторы, предприятия-брокеры, предприятия-агенты, дилеры), а также организаторы оптового оборота (оптовые ярмарки, аукционы, товарные биржа, оптовые и мелкооптовые рынки, магазины-склады и т.п.).

Оптовые посредники в условиях рыночной экономики приобретают самостоятельное значение в сфере закупочной деятельности.

Дистрибьютор - фирма, осуществляющая сбыт на основе оптовых закупок у крупных промышленных фирм-производителей готовой продукции. Это относительно крупная фирма, располагающая собственными складами и устанавливающая длительные контрактные отношения с промышленниками.

Брокерская фирма - предприятие, оказывающее посреднические услуги государственным и коммерческим структурам в приобретении, продаже и обмене товаров. Брокер (физическое лицо) - торговый посредник при заключении сделок между покупателями и продавцами товаров на товарной бирже. Действует он по поручению клиентов, получая от них вознаграждение.

Дилер - юридическое или физическое лицо, осуществляющее биржевое или торговое посредничество за свой счет и от своего имени. Доходы дилера образуются за счет разницы между покупной и продажной ценой товара, валют и ценных бумаг.

Важным посредническим элементом в закупочной деятельности розничного предприятия являются организаторы оптового товарооборота - товарные биржи, оптовые ярмарки, аукционы, оптовые рынки и другие предприятия. Основной задачей этих структур является создание условий для организации закупочной и реализационной деятельности клиентов. Они выступают как контрагенты при построении системы хозяйственных связей розничной организации.

По территориальному признаку поставщики товаров бывают местными, внеобластными, республиканскими и в нереспубликанскими. Оптовые предприятия чаще закупают товары у внеобластных и внереспубликанских поставщиков, учитывая, что не во всех областях и республиках развито производство многих товаров и их приходится завозить. Затем оптовые организации передают данные товары розничным. Местные поставщики зачастую поставляют товары непосредственно розничным торговым предприятиям, минуя оптовые базы.

Поставщики также различаются по их принадлежности к той или иной хозяйственной системе. Поставщики, относящиеся к той же системе, в которую входят оптовые покупатели, называются внутрисистемными, остальные - внесистемные.

По форме собственности поставщики могут быть частными, государственными, муниципальными, кооперативными и иных форм собственности.

Изучая источники закупок товаров, коммерческие работники составляют на каждого поставщика специальные карточки, причем их целесообразно группировать по местным, межобластным и межреспубликанским поставщикам. В карточках указывают данные о производственной мощности предприятия, о количестве и ассортименте выпускаемой продукции, о возможности производства других товаров, условия поставки товаров и другие сведения, интересующие организацию розничной торговли.

С поставщиками товаров должны быть налажены рациональные хозяйственные связи, преимущественно прямые и долгосрочные договорные взаимоотношения, позволяющие закупать товары непосредственно у поставщиков-изготовителей на стабильной долговременной основе. Исключение, таким образом, оптового поставщика из системы хозяйственных связей заметно удешевит приобретаемый товар и обеспечит одновременно конкурентное преимущество и более высокую прибыль предприятию розничной торговли.

Продажа-закупка товаров на оптовых ярмарках - одна из старейших форм обеспечения поставок товарного запаса розничной организации. Оптовые ярмарки проводились еще в дореволюционный период, когда широкой известностью пользовались Нижегородская, Киевская, Харьковская и другие ярмарки. В период централизованной, административной экономики оптовые ярмарки получили распространение в середине 60-х годов. Они имели в это время положительное, прогрессивное значение, так как позволяли покупателям более свободно закупать товары по представленным образцам, быстрее оформить сделки договорами, усилить влияние на промышленность, возродить дух конкуренции между производителями одинаковых товаров. В дальнейшем оптовые ярмарки приобретали все более административно-директивный характер - их организовывали государственные органы управления, порядок их проведения строго регламентировался, преобладала продажа и закупка товаров, распределяемых централизованно, по твердым розничным ценам, согласно плану прикрепления покупателей к поставщикам.

В условиях перехода к рыночным отношениям оптовые ярмарки в их административно-директивном виде утратили свое значение, так как они не обеспечивали свободных рыночных отношений и коммерческой инициативы производителей товаров и потребителей. В этот период коммерческим целям в большей степени стали соответствовать новые торгово-посреднические структуры - постоянно действующие товарные биржи. Однако в связи с некоторой сложностью выставления товаров на торги товарной бирже, оптовые ярмарки не утратили свое значение, как проводимые оптовые торги на свободной рыночной основе. Имеют перспективу развития в рыночной экономике оптовые ярмарки международного или общегосударственного масштаба, а также оптовые ярмарки регионального значения.

В оптовых ярмарках международного или общегосударственного значения принимают участие международные компании (фирмы) - поставщики товаров из ближнего и дальнего зарубежья.

Организуют их проведение государственные органы управления, а также крупные коммерческие структуры. На оптовых ярмарках местного масштаба в отличие от постоянно действующих товарных бирж по торговле однородными стандартизируемыми товарами совершаются сделки по купле-продаже товаров сложного ассортимента, вырабатываемых местными производителями.

На таких оптовых ярмарках покупатели совершают закупки товаров на основе индивидуального подбора, сравнения, выбора из ассортимента продукции различных производителей по свободным ценам. На оптовых ярмарках усиливается воздействие торговых организаций на производство товаров в отношении ассортимента и качества товаров, ускоряется процесс заключения договоров, так как поставщики и покупатели находятся в непосредственном контакте. Руководит работой ярмарки ярмарочный комитет, который может создавать рабочие органы ярмарки (дирекцию, арбитраж, группу по учету договоров и др.).

Оптовые продовольственные рынки - место купли-продажи конкурентоспособного сельскохозяйственного сырья и продовольствия оптовыми и розничными торговыми предприятиями и частными лицами.

В ряде развитых рыночных стран важную роль играют оптовые рынки, занимающие серединное положение между оптовой ярмаркой и товарно-сырьевой биржей. Однако в отличие от двух последних оптовый продовольственный рынок располагает собственным складским хозяйством.

Разновидностью оптового рынка являются мелкооптовые магазины-склады, ориентированные преимущественно на мелких покупателей - розничных торговцев. Мелкооптовые магазины-склады получили за рубежом широкое распространение и называются «кеш анд керри». Они появились впервые в 30-е годы, и сеть их развивается до настоящего времени.

Организация учета и контроля за оптовыми закупками - важная часть коммерческой работы. Целью оперативного учета и контроля оптовых закупок является осуществление повседневного наблюдения за ходом выполнения поставщиками договоров поставки для обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и количества.

Учет выполнения договоров поставки может осуществляться в специальных карточках или журналах, где фиксируются сведения о фактической отгрузке и поступлении товаров и выявляются случаи нарушения поставщиками договоров. Все это необходимо для своевременного предъявления поставщикам претензий.

Коммерческая деятельность в торговле основана на закупочной работе: предприниматели на собственные денежные средства закупают товар, который затем преобразуют в денежные средства с некоторым приращением (прибылью).

Коммерческая работа в торговле начинается с закупки товаров в целях последующей их продажи.

Основная задача закупочной работы - выгодное приобретение товара в целях удовлетворения потребительского спроса. Закупочная работа является одной из наиболее ответственных функций торговых предприятий. Правильно организованные оптовые закупки позволяют уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товаров.

В коммерческой деятельности в ходе закупки организация определяет необходимость приобретения товаров и услуг, выявляет, оценивает и отбирает конкретные марки товаров и поставщиков.

Процесс закупки включает в себя:

Приобретение потребительских товаров;

Организацию перемещения приобретенных товаров;

Организацию смены собственника и места размещения;

Сбор, анализ и передачу информации различным подразделениям торгового предприятия (бухгалтерии, отделу сбыта, транспортному отделу).

Закупочная работа дает возможность сформировать оптимальный ассортимент товаров торговых предприятий, воздействовать на производителей товаров. Именно закупки обеспечивают эффективную работу торгового предприятия.

Закупка товаров - это приобретение (купля) товаров для дальнейшего целевого использования.

По своей экономической природе закупки представляют собой оптовый или мелкооптовый товарооборот, осуществляемый торговыми предприятиями (оптовыми, розничными) или частными лицами в целях перепродажи закупленных товаров.

В условиях рыночной экономики закупочная работа в России коренным образом изменилась.

При административно-командной экономике существовали система централизованного прикрепления покупателей к поставщикам, фондовое распределение товаров, неравенство хозяйствующих субъектов, полное отсутствие самостоятельности и предприимчивости торговых работников.

Современную эпоху свободных рыночных отношений характеризуют:

Множественность источников закупки (поставщиков);

Свобода выбора партнера по закупке товаров;

Свобода ценообразования;

Равноправие партнеров;

Конкуренция поставщиков и покупателей;

Инициатива, самостоятельность и предприимчивость коммерсанта при закупке товаров.

Рационально организованные закупки дают возможность:

Сформировать конкурентоспособный ассортимент товаров оптовых и розничных торговых предприятий для удовлетворения запросов целевых покупателей;

Осуществлять воздействие на производство товаров в соответствии с требованиями покупательского спроса;

Обеспечивать прибыль торговому предприятию за счет разницы между ценами закупки и продажи.

Закупка и продажа товаров, составляющие содержание коммерческих связей торговых предприятий, участвующих в поставках товаров, являются начальной стадией в организации доведения товаров из сферы производства в сферу потребления.

Для оптовых предприятий совершение оптовых закупок и продажи составляет основу их коммерческой деятельности. Розничные предприятия, участвующие в оптовой торговле, совершают преимущественно оптовые закупки, которые являются важнейшим условием их основной деятельности - продажи товаров населению.

Коммерческая работа по оптовым закупкам товаров в рыночных условиях базируется на принципах современного маркетинга. Коммерческие работники с помощью стратегий (политик) маркетинга получают информацию и на ее основе должны определить: что закупить; сколько закупить; у кого закупить; на каких условиях закупить.

Решения по первым двум вопросам должны приниматься во взаимодействии специалистов отдела закупки и отдела (службы) маркетинга, а при отсутствии в штате маркетологов - совместно с менеджерами (продавцами) отдела продаж, складскими работниками.

Принятие решения, у кого закупить и на каких условиях, является непосредственной обязанностью лица, занимающегося закупочной деятельностью.

Коммерсанты получают сведения: в каких регионах спрос на данные изделия (емкость рынка) наиболее высокий; где закупка продукции и ее сбыт могут принести наибольшую прибыль.

Коммерческие фирмы руководствуются результатами маркетинговых исследований и строят свою политику закупок. Они заключают долгосрочные соглашения с поставщиками тех товаров, на которые ожидается повышение спроса.

Информация маркетинговых служб позволяет коммерсантам заблаговременно подготовиться к смене поставщиков морально устаревших товаров на других, которые освоили выпуск более современных или принципиально новых товаров.

В каждом конкретном случае коммерсанты учитывают условия, в которых работает торговое предприятие, условия прогноза, информационное обеспечение и другие факторы.

Работа по оптовым закупкам товаров включает в себя комплекс взаимосвязанных коммерческих операций. Весь процесс закупочной работы состоит из предварительных, собственно закупочных и заключительных коммерческих операций.

К предварительным операциям по закупке относятся:

Изучение и прогнозирование покупательского спроса;

Определение потребности в товарах;

Выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков;

Составление заявок и заказов на поставку товаров;

Разработка преддоговорных требований к поставщикам и условиям поставки.

Собственно закупочные операции включают:

Заключение договоров и разовых сделок на поставку товаров;

Уточнение развернутого ассортимента поставляемых товаров;

Приемку товаров и их оплату поставщикам.

Заключительные операции по закупкам включают:

Оперативный учет выполнения договоров поставки;

Оформление и предъявление штрафных санкций за нарушение договоров поставки;

Контроль над ходом выполнения оптовых закупок.

Осуществление закупок товаров невозможно без изучения и прогнозирования покупательского спроса. Собранная информация о спросе позволяет обосновывать коммерческие решения по закупкам товаров.

Закупка товаров предприятием или торговой организацией - наиболее проблемный этап схемы обеспечения материальными ресурсами. В статье про выбор оптимальной схемы обеспечения предприятия материальными ресурсами мы описали своё видение идеи организации учета, общую концепцию. Чтобы максимально сократить издержки при хранении ТМЦ, но при этом гарантировать обеспеченность материалами производственного или торгового процесса, необходимо часть закупок ТМЦ осуществлять адресно (надо -› купили), а часть - для восполнения запасов, которые можно оперативно использовать, снижая зависимость от возможных задержек поставок (надо -› берем с запаса на складе -› покупаем -› восполняем запас).

В этом процессе слабым звеном чаще всего является именно закупка товаров, работ, услуг. Давайте пока говорить именно о закупке товаров, а закупка работ и услуг заслуживают отдельного обсуждения. Иногда по объективным причинам товары закупаются с задержкой, иногда закупка отдельных товаров становится невозможной (например, требуемый товар больше не производится). А для ответственных за закупку исполнителей (снабженцев) наличие таких причин становится оправданием даже там, где проблемы закупки вызваны абсолютно другими, более тривиальными причинами, например, обычной халатностью.

Минимизировать эти риски - задача крайне важная.

Процесс закупки товаров желательно детально описать и систематизировать, по возможности упросить и автоматизировать, рекомендовать/навязать исполнителям четкие правила игры (регламент), организовать эффективную схему контроля. Чтобы упростить эту задачу, попробуем выделить, из каких частей состоит процесс закупки товаров, и рассмотрим упрощенный регламент закупки товаров. Навести порядок последовательно в нескольких отдельных, пусть и взаимосвязанных процессах, всегда проще, чем браться одновременно за всё и сразу.

СХЕМА ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ

Большинство действий (этапов), которые осуществляются при закупке товарно-материальных ценностей, однотипны:

• расчет потребности в ТМЦ для обеспечения производственного процесса или на проведение неких работ, например, на проведение ремонтных работ, проводимых собственными силами (планирование обеспечения);
• планирование совокупной потребности в закупке запасов (товаров, сырья, материалов, оборудования) для каждого отдельного заказчика (для промышленных предприятий чаще в качестве заказчиков выступают подразделения самого предприятия, но в более широком смысле, особенно для торговых предприятий, заявка может быть направлена на удовлетворение потребности и внешних заказчиков - наших покупателей);
• комплексное планирование поставок (закупок) в целом по предприятию;
• подбор поставщиков, тендерные процедуры;
• поставка ТМЦ (оформление, контроль соблюдения условий поставки, оприходование на учет, ...);
• проверка качества поступивших товаров (комиссионно при приемке или в ходе проведения дополнительной проверки, испытаний, сертификации, которая может проводиться как предприятием самостоятельно, так и внешними сертифицирующими организациями).

Но даже когда сама закупка товаров завершена, это еще далеко не окончание процесса обеспечения. Ведь еще надо организовать перемещение товаров до конечного получателя (например, со склада в кладовую, а из кладовой выдать мастеру или бригадиру, который будет проводить работы). Хорошо бы было при этом информировать заказчиков о поступивших товарах, контролировать оперативность получения, доставки, а на следующих этапах - оперативности использования.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ

Чаще всего эти этапы процесса закупки выполняются последовательно. Но на любом из них может быть откат назад. Например, при проблемах поставки может понадобиться заново искать поставщика. Кроме того, в любой момент может возникнуть что-то, что невозможно было предугадать, например, аварийная ситуация. А значит необходимо быть готовым к срочному внесению изменений во все планы (обеспечения, поставок/закупок), срочному подбору поставщика и осуществления внеплановой закупки ТМЦ.

Каждый из этих этапов крайне важен в общей схеме и имеет свою специфику. Каждый этап должен быть автоматизирован так, чтобы весь процесс закупки работал как единое целое.

1. ПЛАНИРОВАНИЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Осуществить планирование материального обеспечения предприятия - значит заранее определиться, какие ТМЦ и в каких объемах нам будут нужны. Лучший (наверно даже единственный) способ выполнить планирование обеспечения материальными ресурсами - обдумать заранее, что мы будем делать (изготавливать, производить) и какая потребность в материалах для нас достаточна.

Именно нормирование запасов позволяет не только упросить процесс ресурсного планирования обеспечения и закупки товаров, но и предоставить логичные механизмы контроля запасов (текущих запасов - на оборачиваемость, аварийных запасов - на целесообразность и доступность). Применение нормирования в схеме обеспечения предприятия материальными ресурсами выстраивает методическое обеспечение планирования в наиболее эффективный совокупный процесс.

Для того, чтобы зафиксировать имеющуюся потребность в ТМЦ, мы применяем "заказы" - электронные документы, которыми конечные потребители заказывают необходимые им ТМЦ. При оформлении заказов крайне важно определиться с , т.е. то, откуда мы возьмем необходимые ТМЦ. В своей практике мы используем . Кроме закупки это еще адресный резерв, собственное производство и два вида запасов - запас текущий оборачиваемый и запас аварийный. Детальнее с рекомендуемой нами схемой планирования потребности в материалах и заказе ТМЦ можно познакомиться в статье .

Отдельно стоит сказать про важнейшую роль заказов в случае, если на предприятии ведется автоматизированный учет всех проводимых работ и для планирования активно применяется программное обеспечение. Именно заказы (в которых кроме материалов также могут описываться и работы) в данном случае играют важнейшую роль при планировании работ и контроле их выполнения. Однако планирование и учет работ - это отдельная огромная тема, частично также затронутая в наших статьях .

2. ПОДАЧА ЗАЯВОК НА ЗАКУПКУ

Значимая часть необходимых для предприятия ТМЦ (сырья или материалов для изготовления чего-либо, например, для проведения ремонтных работ) может отсутствовать, а значит должна быть закуплена. При планировании потребности в ТМЦ (при оформлении заказов) такие материалы целесообразно выделять, указав закупку в качестве источника обеспечения. Такие ТМЦ (те, для которых в заказах источником обеспечения будет закупка), далее должны войти в заявку на закупку, по ним будет планироваться и осуществляться приобретение.

Детально преимущества от раздельного оформления заказов и заявок мы рассмотрим немного позже. Вот некоторые из преимуществ:

• неоспоримые управленческие выгоды от четкого понимания, для чего требуются те или иные закупаемые ТМЦ;
• возможность уйти от пиковых нагрузок при квартальном или месячном планировании закупок, т.к. потребность в закупаемых материалах определяется исполнителями при оформлении заказов, т.е. постоянно, а не раз в период;
• простота контроля бюджета на закупку в разрезе отдельных подразделений-заказчиков (центров финансовой ответственности);
• минимизация трудозатрат на подготовку, проверку и согласование заявок на закупку.

Заявка на закупку также крайне важна для оценки эффективности организации и проведения закупок (сравнения плана и факта поставок). В данном случае контроль выполнения заявки без сложностей может быть проведен самим заказчиком, т.е. подразделением, которое подало заявку на закупку ТМЦ. А ведь именно контроль закупки заказчиком/потребителем, т.е. лицом, которое зависит от наличия затребованных ТМЦ, часто является наиболее эффективным. Нужно только дать этому лицу возможность своевременно видеть проблемы с закупками и объективно их оценивать.

В пределах организационной структуры предприятий, заявки на закупку обычно подают подразделения, играющие в процессе закупок роль заказчиков.

3. ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

Иногда удобно разделять планирование поставок и планирование закупок товаров. Например, под планом поставок рассматривать план в виде "срок поставки + объем поставки", а планом закупок удобно понимать более широкую сущность - план поставок плюс деньги (стоимости товаров и ожидаемых сроков взаиморасчетов). Однако часто эти понятия используются как синонимы.

В любом случае, заявки на закупку от множества подразделений-заказчиков часто содержат одни и те же позиции. Является ли информация о заказчике необходимой для осуществления закупки и поставки товаров? Разве что при согласовании замены на возможные аналоги или при уточнении свойств и характеристик товара при подборе поставщика. На всех остальных этапах закупки товаров снабженцу важно только знать, что и в каком объеме требуется закупить.

При организации и планировании поставок товаров намного удобнее и целесообразнее работать не с десятками или сотнями заявок на закупку товаров отдельных подразделений-заказчиков, а чем-то другим, агрегированным. В этих целях удобно применять план закупок (план поставок). Именно план закупок (план поставок) будет этим агрегированным перечнем ТМЦ, которые должны быть закуплены предприятием или организацией в целом.

План закупок товарно-материальных ресурсов является «инструкцией к действию» для коммерческой службы предприятия, ответственной за закупку ТМЦ. Он же нужен и удобен для контроля закупок, проводимых коммерческой службой или отдельными ответственными исполнителями (снабженцами), т.к. очень легко получить статистику его выполнение, получить позиции, которые не были закуплены или закуплены не в полном объеме.

Выделение плана закупок в схеме закупок ТМЦ обеспечивает и многие прочие выгоды, например, возможность организовать автоматический контроль за оприходованием позиций, не заявленных к закупке, т.е. предотвратить «самодеятельность» снабженцев при закупках, когда покупают "не совсем" то, что надо (или совсем не то), или когда закупка товаров ведется в завышенном объеме.

4. ПОДБОР ПОСТАВЩИКОВ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРОВ ПОСТАВКИ

Вне зависимости от того, кто отвечает за подбор поставщика, будь то сам экономист по снабжению или представитель отдельного подразделения или организации, ответственный за проведение тендера на закупку, крайне важно контролировать сроки подбора поставщиков.

Отсутствие контроля сроков подбора поставщиков может привести к тому, что обоснование задержки поставки ТМЦ будет постоянно списываться именно на проблемы в поиске поставщика. Поэтому желательно иметь четкие и эффективные механизмы анализа задержек при подборе поставщиков.

На практике мы применяем графический вариант аналитики, который видится достаточно удобным и наиболее наглядным - график, одновременно отображающий количество позиций, по которым мы ожидаем получить решения о выбранных поставщиках, а также количество позиций, по которым фактически имеем такие решения.

5. ПОСТАВКА ТОВАРОВ (ДОСТАВКА, РАЗГРУЗКА, ПРИЕМКА, УСТАНОВКА НА УЧЕТ)

Эффективная организация поставок - тема для отдельного обсуждения. Процесс поставки товаров (сырья, оборудования, материалов) сам по себе многоэтапный, имеет свою специфику и типовые проблемы, которые можно выделить отдельно для всех стадий исполнения поставки: доставки, приемки, установки принятых товаров на учет.

Например, на этапе доставки часто полезно отслеживать текущее местонахождение груза, особенно если он проходит таможенное оформление. Это может помочь с организацией приемки товара, если склады работают не круглосуточно.

Установка на учет закупленных товаров - также на первый взгляд достаточно простая операция. А если попытаться обеспечить возможность оформления поставки в максимально сжатые сроки, и при этом добиться максимального контроля поставки (соответствия привезенных ТМЦ необходимым, правильности составления сопроводительных документов и т.д.)?

Важно, чтобы машины на разгрузке не стояли днями, а документы при передаче ТМЦ не готовились часами. Именно поэтому предварительно мы рекомендуем "готовить" поставку, описывая её на этапе согласования поставки с поставщиком. Это позволяет, например, заранее проверить соответствие осуществляемой поставки плану поставок, минимизировать сроки оформления поступления товаров, когда будет проходить их непосредственная приемка.

6. КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА ЗАКУПАЕМЫХ ТМЦ

Многие группы товаров не приходуются без проверки качества. Например, для промышленных предприятий к таким ТМЦ могут относиться большинство видов сырья (руда, химические вещества), электроды, подшипники, запорная арматура.

Для некоторых видов ТМЦ проверка качества проводится непосредственно в момент приемки (разгрузки), а иногда требует проведения ряда анализов и измерений, что требует дополнительного времени. Кроме того, такая проверка качества может проводиться как особым внутренним подразделением предприятия, имеющим на то лицензию (например, лабораторией отдела технического контроля), а может и внешней организацией.

Как и все прочие этапы, этап проверки качества (сертификации) требует контроля. Иначе крайне необходимые для производства материалы могут неделями лежать на складе недоступные для выдачи по причине незавершенного контроля качества.

Если же замахнуться на тотальный контроль запасов, постараться в любой момент времени владеть информацией, для чего и почему какие-либо ТМЦ лежат на складе, то организация учета ТМЦ а время проверки качества становится обязательной частью общей схемы учета ТМЦ на предприятии.

Кроме описанных преимущество, на этапе контроля качества при доскональной методической проработке схемы процесса можно в значительной степени упростить актирование выявленных проблем качества.

7. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПЛЕНИЙ ТМЦ

Всегда ли мы закупаем то количество ТМЦ, которое требуется? Не всегда. Всегда ли один вид ТМЦ закупается для одного внутреннего заказчика? Нет, тоже не всегда. Вполне может быть ситуация, когда молоток или защитные очки нужны одновременно нескольким подразделениям. Аналогичная приведенному примеру ситуация может быть и с сырьем, и с оборудованием, и с материалами.

Что же делать, когда мы купили меньше, чем надо? Кто должен принять решение, кому отдать закупленные ТМЦ в первую очередь?

В применяемой нами схеме автоматизации мы отдаем требующие распределения неполные поставки исполнителям технической службы, которые отвечают за производство. Именно они, а не снабженцы или компьютер (программа) должны принять непростое решение о приоритетном обеспечении в сложных ситуациях.

ОПЕРАТИВНОЕ РЕАГИРОВАНИЕ НА ИЗМЕНЕНИЯ ПЛАНОВ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

Необходимо помнить, что какой бы идеальной ни была схема планирования, всегда будут факторы, требующие срочного реагирования и проведения закупок во внеплановом режиме. Например, аварийные ситуации или ошибки исполнителей.

Те же ошибки исполнителей, отказ от инвестиционных проектов или прочие факторы могут приводить и к обратным изменениям - сокращению потребности и, как следствие, необходимости срочного отказа от заявленных к закупке ТМЦ, сокращения плана поставок. Иначе мы рискуем купить более не требуемые ТМЦ, которые будут мертвым грузом лежать на наших складах.

Наличие ситуаций, которые не поддаются планированию, не говорит о том, что решения при согласовании дополнительных заявок на закупку или корректировок плана поставок может в такой ситуации применяться без понимания последствий.

Крайне важно обладать полной информацией о том, что привело к необходимости вносить изменения в согласованные планы и как принимаемое решение повлияет на прочие факторы экономической жизни предприятия. Например, в части бюджета требуется четко понимать, как дополнительные затраты повлияют на себестоимость продукции.

Идея подобного анализа и контроля изложена в статье "Оперативное реагирование на отклонение от планового расходования бюджета ".

Так простым ли является процесс закупки товаров? Все зависит от того, насколько важно им управлять эффективно! Если есть необходимость или желание проводить закупки товаров с максимальной отдачей - описанная выше схема учета и рекомендации по её налаживанию могут помочь быстрее добиться результата при попытке внедрить подобный детальный учет и контроль на любом предприятии: производственном, промышленном, торговом.

Контроль

Правила

Условия

Особенности закупок по 223-ФЗ - это наличие специальных правил проведения закупок отдельными видами юридических лиц, их прав, обязанностей, а также ответственности. Разберемся, какие организации могут проводить госзакупки по 223-ФЗ и какие особенности устанавливает этот закон.

Кто является заказчиком по 223-ФЗ

Заказчик по 223-ФЗ — это организация, в уставном капитале которой, помимо собственных средств, присутствует доля государства в размере 50 % и больше. Закон выделяет (ч. 2 ст. 1):

1. Государственные корпорации и компании.
2. Публично-правовые компании.
3. Субъекты естественных монополий.
4. Организации, которые ведут регулируемую деятельность в сфере газо-, водо-, тепло- и электроснабжения и т. д.
5. Автономные учреждения.
6. Хозяйственные общества (50 % капитала — доля государства).
7. Дочерние компании (50 % капитала — доля субъектов из п. 1-6).
8. Дочерние компании (50 % капитала — доля субъектов из п. 7).
9. Бюджетные учреждения, использующие гранты, собственные средства, привлекающие субподрядчиков по исполняемым контрактам.
10. ГУП и МУП, покупающие за счет грантов и собственных средств, при привлечении субподрядчиков по исполняемым контрактам, без привлечения средств соответствующих бюджетов бюджетной системы. Пункт применяется при наличии положения о закупках, утвержденного и размещенного до 01.01.2019.
11. ФГУП из перечня (Распоряжение Правительства РФ № 2931-р от 31.12.2016).

В качестве примеров таких организаций можно привести:

1. ПАО «Газпром».
2. ООО «Газпром Инвест».
3. АО «ЭК Ленэнерго».
4. СПбГБУК «ЦПКиО им. С.М. Кирова».

Такие организации имеют большие денежные ресурсы из-за государственной поддержки. Благодаря закупочной деятельности, они стимулируют поставщиков к участию в тендерах, расширяют их возможности, развивают конкуренцию. Причем расходовать деньги и удовлетворять нужды они должны эффективно. Но есть риск, что такие покупатели могут злоупотреблять своим положением. Именно поэтому для таких компаний создан отдельный закон — 223-ФЗ.

Полный перечень ФГУП, которые закупают по 223-ФЗ

Обязанности и права заказчика по 223-ФЗ

Есть особенности того, как проводятся закупки заказчиком по 223-ФЗ. Основным внутренним документом здесь является положение о закупке (ч. 2, 3 ст. 2), где подробно прописан порядок и все этапы такой деятельности. Документ публикуют в ЕИС в течение 15 дней после утверждения.

Сохраняется обязанность приобретать часть продукции у субъектов малого и среднего предпринимательства (п. 2 ч. 8 ст. 3). Раздел об этом должен быть в плане.

В законе прописаны и права заказчика:

1. Требовать от участников отсутствия в реестре недобросовестных поставщиков по законам № 223 и № 44.
2. Все документы можно публиковать не только в ЕИС, но и на собственном сайте (кроме гостайны).
3. Разрешается не публиковать сведения о процедурах, суммы которых меньше 100 000 руб., а при выручке более 5 млрд руб. — менее 500 000 руб. (ч. 15 ст. 4).

Можно ли пожаловаться в ФАС

Поставщики, органы исполнительной власти субъектов РФ и Корпорация развития малого и среднего предпринимательства могут обратиться в ФАС (ч. 10 ст. 3), чтобы подать жалобу по 223-ФЗ на действия заказчика, если:

1. Нарушены правила размещения положения о закупке в ЕИС.
2. От поставщиков требуют документы, не предусмотренные тендерной документацией.
3. Продукция приобретается без действующего положения и без применения положений закона № 44.
4. Опубликована недостоверная или вообще отсутствует информация в ЕИС о годовых объемах закупки у субъектов МСП.

В целом алгоритм подачи жалобы будет аналогичен нормам закона № 44.

Штрафы по 223-ФЗ для заказчиков 2019 года

Дела о нарушениях рассматривает ФАС (ст. 23.83 КоАП РФ). Размеры штрафов за то или иное нарушение собраны в таблице.

Нарушение по 223-ФЗ	Сумма на должностное лицо, руб.	Сумма на юрлицо, руб.	Основание по КоАП
Закупка проведена не в электронной форме, когда должна была проводиться в электронной	От 10 000 до 30 000	От 100 000 до 300 000	Ч. 1 ст. 7.32.3
Закупка проведена не в электронной форме, когда должна была проводиться в электронной, должностным лицом, которого раньше подвергли административному наказанию более двух раз	От 40 000 до 50 000 или отстранение от должности на срок от шести месяцев до одного года	—	Ч. 2 ст. 7.32.3
Закупка проведена по 223-ФЗ, хотя ее нужно было проводить по 44-ФЗ	От 20 000 до 30 000	От 50 000 до 100 000	Ч. 3 ст. 7.32.3
Нарушены сроки публикации информации о закупках	От 2000 до 5000	От 10 000 до 30 000	Ч. 4 ст. 7.32.3
Не разместили информацию о закупках в ЕИС	От 30 000 до 50 000	От 100 000 до 300 000	Ч. 5 ст. 7.32.3
Нарушены сроки публикации изменений	От 5000 до 10 000	От 10 000 до 30 000	Ч. 6 ст. 7.32.3
Утвердили документацию, которая не соответствует законодательству	От 2000 до 3000	От 5000 до 10 000	Ч. 7 ст. 7.32.3
Отклонили участника, провели оценку и рассмотрели заявки на основании требований и критериев, которые не предусмотрены документацией	От 2000 до 3000	От 5000 до 10 000	Ч. 8 ст. 7.32.3
Неправильно направили сведения о недобросовестных участниках в РНП	От 10 000 до 15 000	От 30 000 до 50 000	Ст. 19.7.2-1
Не выполнили предписание контролирующего органа (ФАС)	От 30 000 до 50 000	От 300 000 до 500 000	Ч. 7.2 ст. 19.5

Подробнее о том, когда оштрафуют, рассказали в статье .

08.11.2018 на официальном сайте проектов нормативных актов ФАС разместила проект Федерального закона. Проектом устанавливается административная , в том числе и за задержку оплаты. Таблицу новых наказаний найдете в статье .

Совместные покупки — далеко не новость для активных и не очень пользовательниц Всемирной Паутины. Если непосвященные еще остались, поясняю — это приобретение группой людей оптовой партии товара (одежды, продуктов, обуви, игрушек, мебели, предметов домашнего обихода и др.). Человек, занимающийся за определенное вознаграждение подбором поставщика, набором желающих поучаствовать, сбором денег, оплатой партии и доставкой, раздачей товара и многим другим, называется Организатор (Орг) совместных покупок.

Находясь в декретном отпуске, я сначала стала активным участником СП , так как по магазинам с малышом (а потом и с двумя) не слишком-то выберешься, плюс ассортимент товаров гораздо шире, да и экономия существенная. Постепенно пришла мысль тоже подобного выкупа — дополнительный заработок еще никому не помешал .

Заработок на совместных закупках – за и против

«За» — это, конечно, получение определенного дохода. В настоящее время очень мало закупок, организаторы которых не получают прибыли, а занимаются ведением исключительно из желания приобрести вещь или услугу по оптовой цене . При определенном размахе (ведении по десятку и более тем на нескольких ресурсах, работа с ходовыми брендами) ежемесячный заработок может составить 50000-70000 рублей, но при таких масштабах это уже не подработка в декрете или дополнительный источник дохода, это полноценное дело , требующее значительных затрат времени и сил. В основном прибыль организаторов составляет 1500-10000 рублей в месяц или возможность «отбить» стоимость заказанного для себя товара.

«Против» . В начале работы, когда еще не наработаны поставщики и транспортники, не сложился костяк постоянных участников, не создались определенные алгоритмы действий — это временно- и трудозатратное дело . Приходится выполнять множественные функции — бухгалтера, кассира, пиарщика, продавца-консультанта, водителя и проч. Может показаться, что овчинка выделки не стоит, и что прикладываемые усилия намного больше, чем выгода от приобретения , и не слишком большой доход. Но как только дело «встанет на рельсы», например, при повторных выкупах у поставщика, труд организатора в значительной степени облегчается. Определенная схема работы уже создана, остается двигаться по накатанной дорожке.

Конечно, как и при любой работе с товаром, организатор несет материальную ответственность . Если по невнимательности орга произошла ошибка, например, заказан и получен не тот товар, придется вернуть стоимость участнику из собственного кармана, а себе забрать «не ту» вещь.

Как организовать совместные закупки самостоятельно – пошаговая инструкция

• Выбор площадки

То есть выбор места, где вы будете набирать группу участников, выставлять прайсы, каталоги, отвечать на вопросы, договариваться о раздаче. Понятно, что интернет-ресурс для проведения закупок нужно выбирать в своём регионе . Есть два варианта: социальные сети и специализированные сайты .

В соцсетях можно создать конкретно для себя отдельную страничку . Но, если в ваших личных контактах нет достаточного количества друзей и знакомых, которые могли бы доверить свои деньги, придется львиную часть первых выкупов проводить , а потом продавать из наличия, так как собрать необходимое количество участников только в своем круге общения сложно. Исключение — если поставщик предлагает оптовую цену при выкупе 2-3 единиц товара , это бывает при дорогих приобретениях — мебель, шубы, крупногабаритные игрушки, коляски, автокресла.

Есть в социальных сетях и группы совместных покупок . Тут уже аудитория целевая, набрать участников легче, но, конечно, администраторами группы выдвигается ряд требований к организаторам, есть определенные критерии отбора.

Минусы — не удобная подача информации и оформление закупа, невозможность поучаствовать людям, не зарегистрированным в соцсети, часто разбросанность обсуждений по разным иным страничкам (в чатах, в личке).

Наиболее предпочтительными, с моей точки зрения, являются специализированные сайты . Если ресурс популярен и существует не один год, он обладает приличным количеством участников, знающих о рисках СЗ (приход пересорта по цвету, размеру, брак) и готовых заказывать, не задумываясь о надежности организатора (в основном потому, что отбором оргов занимается администрация сайта, хотя администрирование не подразумевает материальную ответственность за исход выкупа).

Структура большинства таких сайтов — форум . В принципе, если овладеть определенными навыками создания элетронных документов, например, принимать заказы от участников в специальные формы Google , заполнение таблиц заказов будет происходить в автоматическом режиме, от вас потребуется лишь проверка правильности заполнения и некоторая корректировка.

В настоящее время появляются специальные сайты, больше похожие на интернет-магазины . Такие сайты предоставляют организаторам удобные инструменты для работы : автоматический прием заказов, подсчет набранного процента от партии, рассылка уведомлений, например, об оплате и учет самой оплаты. Аудитория таких сайтов пока меньше, чем у форумов, так как появились они сравнительно недавно, но, думаю, будущее за ними, так как большее удобство работы, презентабельный вид, возможность поиска через Яндекс или Гугл (в отличие от соцсетей), упрощение алгоритма действий, рейтинг организаторов и удобный интерфейс несомненно привлекут своих пользователей.

О минусах:

1. Сайты СП берут определенный процент с организаторов за предоставление площадки . В основном, небольшой 2-3% от суммы закупа, однако это снижает заработок. Также чаще всего ограничен размер наценки, например, на выбранном мною ресурсе это 21% (т.е. 19% + 2% сайту), в который должны входить все расходы, даже доставка и 15% если поставщик местный.
2. Самые ходовые бренды уже заняты и закреплены за другими организаторами . Если есть желание выйти в топ, нужно проводить разведку у конкурентов, постоянно отслеживать новинки рынка и не боятся предлагать их участникам.

• Выбор поставщика и товара

Определитесь, чем есть желание и возможность заняться. Конечно, будет плюсом, если предлагаемая тема закупки хорошо вам знакома : например, вы неплохо разбираетесь в женской одежде или в косметике. Орг, умеющий дать грамотную консультацию и всегда готовый ответить на вопрос, пользуется большим успехом . Если планируете предлагать продукцию, имеющую не один аналог на сайте, подумайте, чем именно ваш товар будет более привлекателен.

После определения с объектом закупки, можно обратиться непосредственно к производителю и узнать, работает ли он с мелким оптом, в частности, с СП. Небольшие предприятия, как правило, открыты для подобного сотрудничества , многие имеют специальные программы для покупателей СП. Крупные производства редко связываются с небольшими партиями, придется искать посредника . Забиваете в поисковик интересующую позицию со словами: купить оптом.

Нередко известные торговые марки, ориентированные на продажи в престижных мультибрендовых магазинах крайне негативно относятся к СП и всячески проверяют покупателя , например, на наличие торговых площадей. Могут потребовать предоставить сканы документов, фото магазина и проч. Кроме того, проводятся проверки через поисковые системы, поэтому участникам категорически запрещается упоминать артикулы, название бренда, названия продукции в открытом доступе на сайте .

Такие закупки могут быть не отгружены поставщиком без объяснения причин с его стороны (деньги, конечно, вернут), требуют определенных рисков (можно наработаться ничего не получив) и дополнительных трудозатрат от орга, зато с лихвой окупаются, так как марки в основном престижные, пользующиеся спросом .

При выборе поставщика по максимуму убедитесь в его надежности (длительность работы на рынке, учредительные документы, отзывы покупателей). Удобнее всего, если продавец находится в вашем регионе, тогда есть возможность лично удостовериться в его существовании и сэкономить на доставке.

Условия поставки — самый важный фактор, к ним относятся:

1. Цена.
2. Условия доставки.
3. Минимальная сумма заказа.
4. Возможность пересорта — иногда поставщик по невнимательности может положить товар других цветов и размеров, иногда он идет на это сознательно, заменяя отсутствующую позицию; чаще всего пересорт случается при покупке чулочно-носочных изделий, бельевого трикотажа, детской одежды.
5. Условия возврата брака и(или) пересорта, гарантийные обязательства.
6. Прочие условия , например, отгрузка упаковками, размерными рядами или коробами.

• Открытие счета

Времена передачи организатору денег в конвертике прошли, необходимо открыть счет в банке или воспользоваться сервисами платежных систем : Webmoney, Yandex.Деньги, Qiwi. Правда, такие сервисы снимают процент за перевод денег, снятие наличных, это дополнительные расходы для вас и участников. В настоящий момент наиболее приемлемым, по моему мнению, является перевод на карту Сбербанка по номеру карты . Можно воспользоваться онлайн-сервисом, можно сделать перевод через банкомат или оператора в отделении. Процентов не берут, социальная карта обслуживается бесплатно.

• Размещение информации о закупке

Если регистрация в качестве организатора на выбранной площадке уже пройдена, придумываем зазывающее название и открываемся. Чтобы не плодить закупки аналогичными вещами и не «распылять» между ними участников, например, на моём ресурсе требуется предварительное изучение спроса, т.е. орг до старта должен заручится поддержкой 20-30% предполагаемых покупателей.

Оформляем «витрину», выкладываем все необходимые ссылки, прикрепляем прайсы и каталоги , по которым делается выбор. Если есть возможность, лучше выложить фото товара по позициям с ценами прямо в тему, в этом случае участникам не придется дополнительно посещать другие сайты и открывать документы (что затруднительно с телефонов) в поисках нужной информации.

Обязательно размещаем ваши условия : меняете ли вы брак, сроки сбора и доставки, орг-процент, бывает ли пересорт, минимальная сумма, ряды на одежду или сбор упаковок.

Ведем тему : постоянно посещаем площадку, принимаем заказы, отвечаем на вопросы, формируем ряды. Если требуются уточнения, связываемся с поставщиком.

Наконец, собираем деньги, оплачиваем счет . Если за время сбора заказа какие-то позиции на складе кончились, участники опрашиваются на предмет замен другим товаром.

Скорее всего, придется запастись определенной суммой денег , например, первую закупку новый организатор на многих сайтах проводит за свой счет. Это мера предосторожности. Внесение долей участниками происходит уже после прихода товара к оргу.

Ждем приход товара, отслеживаем местонахождение посылки с помощью сайтов транспортных компаний или почты России.

• Раздача товара

Если вы пользуетесь услугами сайта, то, скорее всего, товары можно передавать через специальные центры раздач . Можно и из дома, если это удобно для вас, а можно организовывать встречи.

Возможные ошибки

Ошибиться можно в любом из пунктов : выбрать неудобную, не популярную площадку, или не пользующийся спросом товар, или с большой конкуренцией. Могут возникнуть сложности с поставщиком: недопоставка, большой процент пересорта, задержка отгрузки. Подводят и транспортники, длительная доставка — это цветочки. Бывает и порча товара, которую важно заметить вовремя, чтобы предъявить ущерб. В противном случае придется платить самому или ждать, что участники заберут и так .